Näin Calabogie Lodge kasvatti suoria varauksiaan Sirvoyn avulla

Ontarion Ottawa Valleyn vesistön vieressä sijaitseva Calabogie Lodge on ollut osa yhteisöä yli vuosisadan ajan. Se sai alkunsa vuonna 1906 kalastus- ja metsästyskeskuksena ja kehittyi vähitellen lomaosakkeeksi, joka toivottaa tervetulleeksi tuhansia vieraita vuodesta toiseen. Huipussaan yli 2 500 tuttua jäsentä palasi samoihin huoneisiin samoina viikkoina.

Mutta perheiden vanhetessa ja lomatapojen muuttuessa monet omistajat alkoivat käyttää huoneita vähemmän. Lodge oli edelleen hyvin rakastettu, mutta oli selvää, että jonkin oli muututtava.

Uuden ja vanhan tasapainottelu

Tiimi näki mahdollisuuden tarjota lyhytaikaisia vuokrauksia ja jatkaa samalla pitkäaikaisten lomaosakeomistajien palvelemista. Se oli oikea valinta, mutta siihen liittyi haasteita. Vuokravarausten lisääntyessä nopeasti molempien mallien hallinta vaati paljon edestakaista työtä. Hetkittäin kokeneenkin henkilökunnan piti pysähtyä hetkeksi ja tarkistaa asioita.

Huoneet piti lukita manuaalisesti. Henkilökunta käytti pitkiä työpäiviä kalentereiden vertaamiseen ja sekaannusten käsittelemiseen. Tuli selväksi, että heidän käyttämänsä järjestelmät eivät sopineet uuteen hybridimalliin.

Sirvoy auttoi muuttamaan tätä. Tiimi voi hallita yhdellä kirjautumisella lomakeosakkeita ja vuokrasaatavuutta ilman päällekkäisyyksiä tai sekaannuksia. Kaikkea varauksista maksuihin ja vieraiden tietoihin voitiin seurata yhdessä paikassa. Järjestelmä on intuitiivinen ja helppokäyttöinen, joten uuden henkilöstön on helppo päästä alkuun. Lisäksi se on riittävän joustava vastaamaan yrityksen muuttuviin tarpeisiin.

Enemmän selkeyttä, vähemmän kaaosta

“Olemme jopa hallinnoineet asioita puhelimella viikonloppujen aikana tai aukioloaikojen ulkopuolella. Sillä on suuri ero, kun vastaanotto on kiireinen tai joku ei ole paikalla.”

Kun kaikki sujuu sujuvammin, tiimillä on aikaa kehittää sitä, mikä toimi jo ennestään hyvin. Huonetulot ovat lähes kaksinkertaistuneet, ja lisävalinnat, kuten lomakeskusmaksut, hierontavaraukset ja taidekurssit, tuovat lisäarvoa majoituksiin. Vierasprofiilityökalut helpottivat myös yksityiskohtien muistamista, jolloin palaavat vieraat tunsivat aina olonsa kotoisaksi.

“Vastaanotto tuntuu nyt paljon rauhallisemmalta. Kaikki on organisoidumpaa. Voimme jopa hallita asioita etänä, mikä on erityisen tärkeää kiireisinä sisäänkirjautumisaikoina tai aukioloaikojen jälkeen.”

Uusien vieraiden saavuttaminen menettämättä tuttuja

Hotelli on myös laajentanut kattavuuttaan. Suorat varaukset muodostavat yhä suurimman osan, mikä tarkoittaa vähemmän provisioita ja enemmän hallintaa vieraan matkasta. Samanaikaisesti Sirvoyn jakelukanavien hallintaohjelma on helpottanut kaukaa tulevien vieraiden majoittamista Expedian ja Google Hotel Adsin avulla. Siirtyminen on ollut vaiheittaista ja tarkoituksellista, mikä auttaa tiimiä kasvamaan menettämättä arvostamaansa tuttua tahtia.

“Olemme käyttäneet Sirvoyta nyt lähes kymmenen vuotta, ja se sopii meille edelleen. Se ei tee asioista liian monimutkaisia. Se vain teki kaikesta helpompaa.”