Kuinka Borghamn Strand kaksinkertaisti varauksensa
”Sirvoy oli meille todellinen käännekohta. Sen käyttäjäystävällinen muotoilu tekee varausten hallinnasta vaivatonta, olinpa paikan päällä vai en. Se on enemmän kuin pelkkä käyttömukavuus, se on mullistanut toimintamme.” Elon Atsmon – Borghamn Strand Hotel
Joissakin paikoissa jokainen palkki ja tiiliskivi sisältää historiaa. Borghamn Strand on yksi niistä. Tämä Vättern-järven rannalla sijaitseva entinen kalkkikivilouhos toimitti aikoinaan kiveä linnoihin, kirkkoihin ja jopa Ruotsin suurimpaan linnoitukseen. Vuosien varrella se on ollut työleiri, turistihotelli, koulu, ja nyt Atsmonin perheen hoidossa siitä on tullut vieraanvarainen hotelli, jossa asiakkaat voivat hidastaa tahtia ja nauttia olostaan.
Vaikka Borghamn Strandilla on paljon tarinoita kerrottavana, asiat kulissien takana eivät sujuneet yhtä hyvin. Kun Atsmon-perhe otti sen vuonna 2018 haltuunsa, he eivät olleet kokeneita hotellialalla. Varausten vastaanottaminen tarkoitti loputtomia sähköposteja, puheluja ja sen toivomista, ettei mikään jäänyt huomaamatta. Tämä toimi jonkin aikaa, kunnes varauksia alkoi saapua runsaammin.
Kaiken manuaalinen seuraaminen ei ollut pelkästään väsyttävää. Se oli ajanhukkaa, jota he halusivat käyttää vieraiden kokemuksen parantamiseen. He tarvitsivat varausjärjestelmän, joka ei olisi kokopäivätyötä.
Järjestelmä, joka sopi yrityksen tarpeisiin
Oikean järjestelmän löytäminen vei aikaa, mutta Sirvoyn ansiosta se oli saumatonta. Sen käyttöönotto oli enemmän kuin vain uuden työkalun oppimista. Pyrittiin kehittämään varausprosessi, joka lopultakin toimi.
Ero näkyi heti. Vieraat voivat nyt tehdä varauksen muutamalla napsautuksella ilman, että heidän tarvitsee odotella sähköpostivastauksia.
Tiimin ei enää tarvitse hallita varauksia eri alustoilla tai huolehtia tuplavarauksista. Kaikki on yhdessä paikasta, helposti saatavilla ja helppo hallita.
”Kun ohjelma oli määritetty, kaikki kävi järkeen. Se vain toimii. Aiemmin raskaasta päivittäisestä työstä tuli vaivatonta.”
Varaukset tuplaantuivat, vaivannäkö puolittui
Ennen Sirvoyta 80 % varauksista piti käsitellä manuaalisesti, ja vain noin 20 % tehtiin verkkosivuston kautta. Nykyään yli puolet varauksista tehdään verkossa, ja suoraan heidän sivustonsa kautta tehdyt varaukset ovat täysin provisiovapaita.
Borghamn Strandille tämä merkitsi sitä, että se voi pitää enemmän tuloistaan sen sijaan, että se maksaisi kolmansien osapuolten alustoille. Asiakkaat voivat nyt tarkastella saatavuutta, tehdä varauksen heti ja saada vahvistuksen välittömästi, mikä tekee prosessista sujuvamman kaikille. ”Tämä säästää meiltä paljon aikaa ja on hyväksi myös asiakkaillemme. Ennen vieraiden piti soittaa tai lähettää sähköpostia tarkistaakseen saatavuuden; nyt he näkevät kaiken itse.”
Tämä muutos ei pelkästään säästänyt aikaa. Varaukset kaksinkertaistuivat ja käyttöaste saavutti 70 %. Nyt tiimin ei enää tarvitse hoitaa hallinnollisia tehtäviä, vaan se voi keskittyä vieraiden palvelemiseen ja jatkaa työskentelyä sen eteen, mikä tekee Borghamn Strandista erityisen. Jos jotain tapahtuu, apu on aina lähellä.
”Tuki on mahtava. Se vastaa nopeasti ja tietää aina tarkalleen, kuinka auttaa. Tämä on suuri ero verrattuna muihin ohjelmistoihin, joissa joudut joskus odottamaan koko päivän vastauksen saamista.”
Oletko valmis vähentämään varauskaaosta?
Jos varaukset vaativat sinulta enemmän kuin pitäisi, Sirvoy voi auttaa. Varaa ilmainen demo tänään ja selvitä, miten paljon helpompaa toimintasi voi olla.
