Vallåsens Värdshus saa uuden alun Sirvoyn avulla
”Ennen Sirvoyta teimme kaiken itse. Se oli niin paljon työtä, ja taakkaan oli helppo eksyä. Nyt kaikki on paljon helpompaa. Voimme tarkistaa järjestelmän ja tietää tarkalleen, mitä tapahtuu.” – Mimi Oskarsson, Omistaja.
Järjestystä kaaokseen
Vallåsens Värdshus on ainutlaatuinen perheomisteinen hostelli, joka sijaitsee Malmön ja Göteborgin välissä. Siinä yhdistyvät hotellin mukavuus ja modernin hostellin rento yhteisöllisyys. Hostellia ympäröivät korkeat puut ja mutkittelevat polut, jotka luovat vertaansa vailla olevan rauhallisen ilmapiirin. Halusivatpa vieraat lasketella rinteessä talvella tai pyöräillä luonnonkauniilla poluilla kesällä, tunnelma on yhtä rauhallinen ja miellyttävä kuin ympäröivät metsät. Se on todellinen retriitti niille, jotka haluavat rentoutua ja nauttia luonnonmaisemista.
Kun sisarukset Mimi ja Moa ottivat perheyrityksen haltuunsa vuonna 2019, he ymmärsivät nopeasti, että vanha tapa hoitaa varaus ei enää pysynyt perässä. Koska hostellia sai niin useita vieraita, puhelujen ja paperitöiden käsittely kävi ylivoimaiseksi. He tiesivät tarvitsevansa ratkaisun, joka auttaisi heitä hallitsemaan kasvavaa liiketoimintaa ja säilyttäisi samalla persoonallisuuden, joka tekee hostellista ainutlaatuisen.
Vallåsens Värdshusille oli tarpeen siirtyä käyttämään uutta järjestelmää, jonka avulla se voisi hoitaa kasvavaa ryhmävarausten määrää, vieraskyselyitä ja hallinnollisia tehtäviä. Uuden järjestelmän täytyi olla yksinkertainen, joustava ja sen täytyi tarjota näkyvyys, jota heiltä aiemmin puuttui.
”Meillä ei ollut koskaan aikaisemmin ollut varausjärjestelmää. Se oli ensimmäinen asia, jonka halusimme tehdä ottaessamme ohjat. Tiesimme, että tarvitsimme jotain helpottaaksemme elämäämme.”
Sirvoy täytti kaikki nämä tarpeet, mikä antoi heille mahdollisuuden hallita aikaansa paremmin. Heidän ei enää tarvinnut jonglöörata puheluja tai kirjoittaa kaikkea ylös, sillä kaikki tarvittava oli viimeinkin yhdessä paikassa.
”Emme enää käytä puhelinjärjestelmää. Sirvoyn avulla kaikki on käden ulottuvilla, eikä meidän tarvitse enää koskaan huolehtia siitä, että jokin jäisi välistä.”
Päivittäisten toimintojen yksinkertaistaminen
Ryhmävarausten hallinta oli aiemmin yksi suurimmista päänvaivoista. Sukutapaamisten, yritystapahtumien ja suurten kokoontumisten vuoksi sen seuraaminen, kuka saapui ja milloin sekä vieraiden tarpeista huolehtiminen oli jatkuva haaste.
”Ryhmävaraukset olivat haastavia. Meillä oli ennen niin kiire jäljittää kaikkia yksityiskohtia. Sirvoyn ansiosta kaikki muuttui. Syötämme vain ryhmän tiedot ja määräämme koodit, jolloin kaikki tarvitsemamme on heti saatavilla.”
Sirvoyn aikaa säästävät ominaisuudet helpottivat toimintaa paljon. Vahvistussähköpostien lähettäminen, maksujen käsittely ja ryhmätietojen hallinta oli automatisoitua, joten heillä oli enemmän aikaa keskittyä vieraiden palvelemiseen.
”Meidän ei enää tarvitse käsitellä manuaalisia prosesseja. Se teki kaikesta paljon yksinkertaisempaa.”
Palaaminen tärkeisiin asioihin
Manuaalisten varausten ja paperityön taakasta vapautettuna Mimi ja Moa voivat vihdoin keskittyä tarjoamaan vierailleen kutsuvan ja mukavan kokemuksen.
”On ollut helpotus, että meillä on nyt enemmän aikaa toivottaa vieraita tervetulleiksi, tutustua heihin ja varmistaa, että majoitus täyttää kaikki heidän tarpeensa. Sirvoy on todella antanut meille mahdollisuuden keskittyä tärkeimpään.”
Siirtyminen stressaavasta ja kaoottisesta järjestelmästä saumattomaan toimintaan on ollut valtava ero Mimille ja Moalle. Nyt he voivat keskittyä siihen, mikä tekee heidän yrityksestään erityisen: paikka, jossa vieraat voivat todella tuntea olonsa kotoisaksi.
”Sirvoyn ansiosta voimme työskennellä vapaammin. Nyt tunnemme jälleen olevamme hallinnassa.”
Majoituksen muuntaminen Vallåsens Värdshusilla
Sirvoyn ansiosta Vallåsens Värdshus pyörii nyt sujuvammin ja Mimi ja Moa voivat keskittyä vieraiden palvelemiseen hallinnollisten tehtävien sijaan.
”Sirvoy on antanut meille työkalut, joita tarvitsemme pyörittämään yritystä, josta olemme ylpeitä. Se on muuttanut tapaamme työskennellä.”
Sano hyvästit stressille ja tervetuloa useammille vieraille
Oletko valmis yksinkertaistamaan hotellitoimintaasi ja keskittymään sinulle tärkeimpiin asioihin? Varaa ilmainen demosi jo tänään ja tutustu siihen, miten Sirvoy voi auttaa.
