Vallåsens Värdshus maakt een frisse start met Sirvoy
“Voor Sirvoy deden we alles handmatig. Het was ontzettend veel werk en we raakten makkelijk het overzicht kwijt. Nu is alles zoveel eenvoudiger. We hoeven alleen het systeem te openen en we zien meteen wat er speelt.” – Mimi Oskarsson, eigenaar.
Orde brengen in de chaos
Verscholen tussen Malmö en Göteborg ligt Vallåsens Värdshus, een uniek familiehostel dat het comfort en gemak van een hotel combineert met de ontspannen, gemeenschappelijke sfeer van een moderne hostel. Omringd door hoge bomen en kronkelende paden biedt deze door een familie gerunde plek een rust die je zelden vindt. Of gasten nu komen om te skiën in de winter of te fietsen langs de schilderachtige routes in de zomer, de sfeer hier is net zo kalm en uitnodigend als het omliggende bos. Het is een waar toevluchtsoord voor wie wil ontspannen en zich wil verbinden met de natuur.
Toen zussen Mimi en Moa in 2019 het familiebedrijf overnamen, realiseerden ze zich al snel dat de oude methodes voor het beheren van reserveringen niet meer werkten. Met zoveel gasten die in- en uitcheckten, werd het afhandelen van telefoontjes en papieren administratie al snel overweldigend. Ze wisten dat ze een oplossing nodig hadden die hen zou helpen het groeiende bedrijf te beheren, zonder het persoonlijke karakter te verliezen dat hun hostel zo bijzonder maakt.
De overstap naar een nieuw systeem was noodzakelijk voor Vallåsens Värdshus om het toenemende aantal groepsboekingen, gastverzoeken en administratieve taken bij te kunnen houden. Het nieuwe systeem moest eenvoudig, flexibel en overzichtelijk zijn – precies wat ze misten.
“We hadden nog nooit een boekingssysteem. Het was het eerste dat we wilden regelen toen we het overnamen. We wisten dat we iets nodig hadden dat ons leven makkelijker zou maken.”
Sirvoy vinkte al die vakjes aan. Het stelde hen in staat om structuur aan te brengen en de regie over hun tijd terug te pakken. Geen eindeloze telefoontjes of notities meer – eindelijk stond alles wat ze nodig hadden op één plek.
“We gebruiken het telefoonsysteem nu helemaal niet meer. Met Sirvoy staat alles overzichtelijk voor ons, en we hoeven ons geen zorgen meer te maken dat we iets missen.”
De dagelijkse drukte vereenvoudigen
Groepsboekingen waren vroeger één van hun grootste hoofdbrekens.Familiebijeenkomsten, zakelijke evenementen en grote gezelschappen. Het bijhouden van wie er kwam, wanneer, en wat ze nodig hadden, voelde als een constante uitdaging.
“Groepsboekingen waren echt een worsteling. We liepen continu achter de feiten aan en probeerden alle details bij te houden. Met Sirvoy is alles veranderd. We voeren de groepsgegevens in, wijzen codes toe, en alles staat klaar wanneer we het nodig hebben.”
De tijdbesparende functies van Sirvoy waren een enorme opluchting. Bevestigingsmails versturen, betalingen verwerken en groepsinformatie beheren werd geautomatiseerd, waardoor ze meer tijd kregen om zich op hun gasten te richten.
“We hoeven niet meer alles handmatig te doen. Alles is zoveel eenvoudiger geworden.”
Terug naar wat écht belangrijk is
Zodra de last van handmatige boekingen en papierwerk wegviel, konden Mimi en Moa zich eindelijk richten op het creëren van een warme, uitnodigende ervaring voor hun gasten.
“Het is zo’n opluchting om meer tijd te hebben om gasten welkom te heten, ze te leren kennen en ervoor te zorgen dat hun verblijf precies is wat ze ervan hopen. Dankzij Sirvoy kunnen we onze energie weer steken in wat er echt toe doet.”
De overgang van een stressvol en chaotisch systeem naar een soepel lopende organisatie heeft een wereld van verschil gemaakt voor Mimi en Moa. Nu kunnen ze zich volledig focussen op wat hun bedrijf uniek maakt: een plek creëren waar gasten zich écht thuis voelen.
“Sirvoy heeft ons de vrijheid gegeven om slimmer te werken, niet harder,” zegt Mimi. “Het runnen van het bedrijf voelt weer haalbaar.”
Gastvrijheid transformeren bij Vallåsens Värdshus
Dankzij Sirvoy draait Vallåsens Värdshus nu als een geoliede machine, waardoor Mimi en Moa zich kunnen richten op hun gasten in plaats van op administratieve taken.
“Sirvoy heeft ons de tools gegeven om een bedrijf te runnen waar we trots op zijn. Het heeft onze manier van werken volledig veranderd.”
Zeg stress vaarwel en verwelkom meer gasten Zeg stress vaarwel en verwelkom meer gasten
Klaar om ook jouw hostel te vereenvoudigen en je te focussen op wat er echt toe doet? Boek vandaag nog je gratis demo en ontdek wat Sirvoy voor jou kan betekenen.
