Vallåsens Värdshus maakt een frisse start met Sirvoy

Orde brengen in de chaos

Verscholen tussen Malmö en Göteborg ligt Vallåsens Värdshus, een uniek familiehostel dat het comfort en gemak van een hotel combineert met de ontspannen, gemeenschappelijke sfeer van een moderne hostel. Omringd door hoge bomen en kronkelende paden biedt deze door een familie gerunde plek een rust die je zelden vindt. Of gasten nu komen om te skiën in de winter of te fietsen langs de schilderachtige routes in de zomer, de sfeer hier is net zo kalm en uitnodigend als het omliggende bos. Het is een waar toevluchtsoord voor wie wil ontspannen en zich wil verbinden met de natuur.

Toen zussen Mimi en Moa in 2019 het familiebedrijf overnamen, realiseerden ze zich al snel dat de oude methodes voor het beheren van reserveringen niet meer werkten. Met zoveel gasten die in- en uitcheckten, werd het afhandelen van telefoontjes en papieren administratie al snel overweldigend. Ze wisten dat ze een oplossing nodig hadden die hen zou helpen het groeiende bedrijf te beheren, zonder het persoonlijke karakter te verliezen dat hun hostel zo bijzonder maakt.

De overstap naar een nieuw systeem was noodzakelijk voor Vallåsens Värdshus om het toenemende aantal groepsboekingen, gastverzoeken en administratieve taken bij te kunnen houden. Het nieuwe systeem moest eenvoudig, flexibel zijn en het overzicht bieden dat ze tot dan toe misten.

“We hadden nog nooit een boekingssysteem gehad. Het was het eerste dat we wilden aanpakken toen we het overnamen. We wisten dat we iets nodig hadden dat ons leven makkelijker zou maken.”

Sirvoy vinkte al die vakjes aan. Het stelde hen in staat om structuur aan te brengen en de controle over hun tijd terug te winnen. Geen eindeloze telefoontjes of notities meer, eindelijk hadden ze alles wat ze nodig hadden op één plek.

“We gebruiken het telefoonsysteem nu helemaal niet meer. Met Sirvoy staat alles overzichtelijk voor ons, en we hoeven ons geen zorgen meer te maken dat we iets missen.”

Het dagelijkse werk vereenvoudigen

Het beheren van groepsboekingen was vroeger een van hun grootste kopzorgen. Met familiereünies, bedrijfsevenementen en grote bijeenkomsten voelde het bijhouden van wie er kwam, wanneer ze aankwamen en wat ze nodig hadden als een voortdurende uitdaging.

“Groepsboekingen waren echt een worsteling. We liepen voortdurend achter de feiten aan en probeerden alle details bij te houden. Met Sirvoy is dat volledig veranderd. We voeren de groepsinformatie in, koppelen codes, en alles staat klaar wanneer we het nodig hebben.”

De tijdbesparende functies van Sirvoy waren een enorme opluchting. Het versturen van bevestigingsmails, het verwerken van betalingen en het beheren van groepsgegevens werden geautomatiseerd, wat tijd vrijmaakte om zich op de gasten te richten.

“We hoeven niet meer met handmatige processen om te gaan. Het heeft alles zoveel eenvoudiger gemaakt.”

Terug naar wat écht belangrijk is

Zodra de last van handmatige boekingen en papierwerk wegviel, konden Mimi en Moa zich eindelijk richten op het creëren van een warme, uitnodigende ervaring voor hun gasten.

“Het is zo’n opluchting om meer tijd te hebben om gasten te verwelkomen, ze te leren kennen en ervoor te zorgen dat hun verblijf precies is wat ze hopen. Sirvoy heeft ons echt geholpen om onze energie te steken in wat er écht toe doet.”

De overstap van een stressvol en chaotisch systeem naar een soepel draaiende organisatie heeft een wereld van verschil gemaakt voor Mimi en Moa. Nu kunnen ze zich volledig focussen op wat hun bedrijf uniek maakt: een plek creëren waar gasten zich écht thuis voelen.

“Sirvoy heeft ons de vrijheid gegeven om slimmer te werken, niet harder,” zegt Mimi. “Het runnen van het bedrijf voelt weer haalbaar.”

Gastvrijheid transformeren bij Vallåsens Värdshus

Dankzij Sirvoy draait Vallåsens Värdshus nu op rolletjes, waardoor Mimi en Moa zich kunnen richten op hun gasten in plaats van op administratieve taken.

“Sirvoy heeft ons de tools gegeven om een bedrijf te runnen waar we trots op zijn. Het heeft onze manier van werken volledig veranderd.”