Sådan overtager du et overnatningssted uden at miste en eneste reservation

Ja, endelig er overnatningsstedet dit. Tillykke!

Nøglerne skifter snart hænder. Og med dem følger 43 kommende reservationer, som du ikke selv har taget imod, fra gæster, der aldrig har hørt om dig.

De fleste ankommer uden at tænke over, hvem der ejer stedet. Men nogle få kan dukke op med en reservation, som er gået tabt i det gamle system. Om gæsterne overhovedet bemærker ejerskiftet, afhænger meget af, hvad du gør i ugerne, før du skriver under på kontrakten.

Vil du vide mere? Så gennemgår vi overdragelsen af et overnatningssted trin for trin.

Hvad du skal bede sælgeren om, før du underskriver

Ved salg af et overnatningssted er fokus som regel på bygningen, inventaret og regnskabet. Reservationerne kan nemt blive overset, fordi de ligger spredt forskellige steder.

Lav en samlet oversigt over alle kommende reservationer. Bed om at få eksporteret reservationerne fra reservationssystemet, og stil så det vigtigste spørgsmål: “Er der nogen reservationer, der mangler her?” Det kan være reservationer, der er modtaget over telefonen, en stamgæst, der hvert forår sender en e-mail for at reservere et værelse, eller et gruppeophold, der kun er skrevet ned i en notesbog. Alt sammen noget, der let kan blive overset.

Beløb, der allerede er indbetalt. Hvis en gæst betalte et depositum i november for et ophold i juli, har sælgeren modtaget pengene, men det er dig, der skal stå for opholdet. Aftal skriftligt, hvordan beløbet skal afregnes, eventuelt ved at justere købsprisen.

Konti og loginoplysninger til reservationskanaler. Lav en liste over alle de steder, hvor overnatningsstedet tager imod reservationer: Booking.com, Airbnb, Expedia, den lokale turisthjemmeside og reservationsformularen på hjemmesiden. Notér, hvem der står som ejer af hver konto.

Gæstelisten og det, gæsterne har givet samtykke til. Tidligere gæsters oplysninger vil sandsynligvis også indgå i overdragelsen. Hvad du må bruge oplysningerne til, afhænger af, hvad gæsterne fik at vide, da de reserverede deres ophold (mere om det nedenfor).

Anmeldelser og opslagshistorik. De repræsenterer mange års opbygget tillid. På Booking.com og Airbnb vil de ofte være knyttet til den tidligere ejers konto. Spørg derfor begge platforme i god tid, om du kan beholde dem.

Dette skal ikke betragtes som juridisk rådgivning. Din advokat eller mægler bør gennemgå, hvordan reservationer, depositummer og personoplysninger er omfattet af købsaftalen.

Hvem tager sig af gæsterne i overdragelsesperioden?

Gæsterne reserverede hos sælgeren, så i de første par uger vil I ofte skulle deles om opgaverne. Aftal, hvem der besvarer hvilke beskeder, og frem til hvornår.

Hvorfor ikke sende en kort e-mail til alle gæster, der har et kommende ophold? Forklar, at overnatningsstedet har fået en ny ejer, at deres reservation og pris forbliver uændrede, og hvem de fremover skal kontakte. Det tager omkring ti minutter og kan forebygge bekymrede beskeder som: “Gælder min reservation stadig?”

Hav sælgerens telefonnummer ved hånden den første måned. Der vil altid være småting, du skal spørge den tidligere ejer om – for eksempel hvor de ekstra puder ligger.

Overdragelse af opslag på Booking.com, Airbnb og øvrige kanaler

Og nu til den del, de fleste er mest bekymrede for. Det er ofte den del, der tager længst tid, så gå i gang, så snart overtagelsesdatoen er fastlagt.

Booking.com. Den nuværende ejer starter ejerskiftet på Booking.coms extranet og angiver overtagelsesdatoen. Booking.com beder derefter om dine virksomheds-, bank- og momsoplysninger og opretter en ny aftale. Du skal også regne med at skulle genoprette forbindelsen til din kanaladministrator. Hvad der sker med anmeldelsesscoren og de eksisterende reservationer, kan variere fra tilfælde til tilfælde. Booking.com giver ikke nærmere oplysninger om dette, så kontakt deres partnersupport i god tid.

Airbnb. Airbnb overdrager ikke opslag, reservationer eller ejerskab af konti mellem værter. Derfor skal du oprette et nyt opslag på din egen konto. For ophold, der allerede er reserveret via sælgerens opslag, kan sælgeren tilføje dig som medvært, så du kan skrive til gæsterne, indtil deres ophold er slut, og de er tjekket ud. Anmeldelserne følger sandsynligvis ikke med, men det er værd at spørge Airbnbs support.

Vrbo. Vrbo har sin egen politik for salg af overnatningssteder og overdragelse til ny vært. Sælgeren informerer gæster med kommende ophold om salget, tilbyder fuld tilbagebetaling til dem, der ønsker at annullere, og blokerer datoerne efter overtagelsen. Du opretter et nyt opslag (profil), og du kan anmode om at få anmeldelserne overført. Hvis I begge er enige om, at du skal overtage og gennemføre de eksisterende reservationer, kan Vrbos support flytte dem til dit opslag på samme eller bedre reservationsvilkår.

Alle andre reservationskilder. Expedia, Hostelworld, lokale turisthjemmesider og hjemmesidens reservationsformular har hver deres måde at håndtere ejerskifte på. Kontakt hver kanal, giv besked om overtagelsesdatoen, og spørg dem om, hvilke oplysninger de har brug for. Sørg for at skrive alle svarene ned, så du ikke overser en kanal. Det kan nemlig føre til dobbeltreservationer.

Det var noget af en omgang, men forhåbentlig ikke så galt endda!

Overdragelse af reservationer, så du undgår dobbeltreservationer

På overtagelsesdagen bør der være én samlet kalender, som alle reservationskanaler henter deres tilgængelighed fra, og som du har fuld kontrol over.

Overfør alle kommende reservationer til kalenderen: dem fra systemeksporten, dem fra de enkelte reservationskanaler og de telefoniske reservationer, der er skrevet ned i notesbogen. Sammenhold derefter kalenderen med oplysningerne på hver enkelt reservationskanal, og kontrollér, at alle datoer stemmer overens. Hvis antallet af reservationer ikke matcher, skal du finde årsagen, før du åbner for nye datoer.

Skal du samtidig skifte til et nyt reservationssystem? Sæt lidt tid af til overgangen, og lav en testreservation for at sikre dig, at den bliver registreret korrekt. Det kan virkelig betale sig at bruge en times tid på at tjekke det hele nu frem for at risikere at stå med to familier i august, der begge har reserveret det samme værelse.

Hvad med den tidligere ejers gæsteliste?

Du kan beholde de gæsteoplysninger, der følger med virksomheden, og bruge dem til det formål, de blev indsamlet til: at administrere gæsternes reserverede ophold. Du skal informere gæsterne om, at virksomheden har fået en ny ejer, og hvordan de kan kontakte dig.

Det forholder sig lidt anderledes med markedsføring. Send kun markedsføringsmails til tidligere gæster, der har givet samtykke til det, og sørg for, at de nemt kan afmelde sig fra den første e-mail. Hvis en gæst ikke har givet samtykke, bør du højst sende en kort besked om, at I har overtaget stedet, og præsentere jer som de nye ejere.

Forandringer med omtanke

Glæder du dig til at sætte dit eget præg på overnatningsstedet? Uanset om du vil bevare alt, som det er, eller allerede er begyndt at overveje nye farver på væggene, før kontrakten overhovedet er underskrevet, skal du dog sørge for, at gæster med eksisterende reservationer får det ophold, de har betalt for.

Læs anmeldelserne, før du ændrer noget. Gennemgå anmeldelserne fra de sidste to år, og læg mærke til, hvad gæsterne især fremhæver: Var det morgenmaden, udsigten fra værelse 3 eller den problemfri sene indtjekning? De detaljer giver dig værdifuld indsigt, før du foretager ændringer.

Hold opslagene opdateret, efterhånden som du foretager ændringer. Før håndværkerne går i gang, skal du huske at blokere værelserne i kalenderen, så de ikke kan bookes via kanalerne. Når arbejdet er færdigt, skal du opdatere billeder, værelsesnavne og beskrivelser på alle reservationskanaler, helst samme dag, så gæsterne ikke får et misvisende indtryk af stedet, når de reserverer.

Foretag én ændring ad gangen, hvis muligt. Hvis du ændrer priserne, morgenmaden og tidspunktet for indtjekning i samme måned, bliver det svært at se, hvad der gjorde en forskel. Foretag én ændring, hold øje med reservationer og anmeldelser i et par uger, og gå så videre til den næste ændring.

Sirvoy gør overgangen nemmere

Hvis overnatningsstedet allerede bruger Sirvoy, kan sælgeren overføre kontoen til dig. Sælgeren håndterer ejerskiftet på de enkelte reservationskanaler, eksporterer reservationshistorikken og afbryder forbindelsen til sin betalingsudbyder. Gemte betalingskortoplysninger slettes på dette tidspunkt, så aftal, hvordan I vil håndtere kommende reservationer, hvor gæstens betalingskort er brugt som garanti.

Hvis du skifter fra et andet system, kan du importere eksisterende reservationer via en regnearksfil. Kommende reservationer fra Booking.com importeres automatisk, når du forbinder kanalen, og Airbnb-reservationer kan importeres fra siden med Airbnb-forbindelsen. Vores kundesupport står til rådighed døgnet rundt på ni sprog og kan hjælpe dig med at planlægge overgangen i forhold til overtagelsesdatoen.

Endnu en gang tillykke! Vi ønsker dig en rigtig god start med dit nye overnatningssted!