Hvordan overta et B&B uten å miste en eneste booking

Ja, endelig har du fått deg et B&B. High five!

Nøklene skal skifte hender. Og med dem følger 43 bookinger som kom inn dørene før deg, fra gjester som aldri har hørt navnet ditt.

De fleste av dem vil ankomme uten å ha ofret én tanke på hvem som eier stedet. Noen vil dukke opp med en booking som forsvant i det gamle systemet. Om noen kommer til å merke eierskiftet, avhenger av ukene før du signerer.

Henger du fortsatt på? La oss dykke dypere ned i B&B-eierskiftet trinn for trinn.

Hva du bør spørre selgeren om før du signerer

Et salg av et B&B vil ofte fokusere på bygningen, møblene og regnskapet. Bookingene kan lett havne i glemmeboken, fordi de ligger på forskjellige steder.

Samle alle framtidige bookinger. Be om en eksport fra bookingsystemet, og still deretter dette viktige spørsmålet: «Er det noe som ikke er med der?» Telefonbookinger, en stamgjest som sender e-post hver vår, og en gruppe som er skrevet inn i en notatbok, er potensielle blindsoner.

Penger som allerede er innbetalt. Hvis en gjest betalte et depositum i november for et opphold i juli, har selgeren de pengene, men det er du som skal være vert for oppholdet. Bli enige, og gjør det skriftlig, om hvordan de pengene gjøres opp. For eksempel som en justering av salgsprisen.

Salgskanaler – kontoer og pålogginger. Lag en liste over alle nettstedene B&B-en ligger ute på: Booking.com, Airbnb, Expedia, den lokale reiselivssiden, bookingmotoren på nettsiden. Skriv ned navnet som hver konto er registrert på.

Gjestelisten, og hva gjester har samtykket til. Mest sannsynlig er tidligere gjester en del av det du kjøper. Hva du kan gjøre med den listen, avhenger av hva de fikk beskjed om da de foretok sin booking (mer om det nedenfor).

Omtaler og historikk. Disse kommer med årevis med tillit. På Booking.com og Airbnb blir de ofte værende hos den gamle eierens konto, så begynn tidlig med å spørre hvert nettsted om du kan beholde disse.

Dette er ikke juridisk rådgivning. Advokaten eller megleren din bør sjekke hvordan bookinger, depositum og data er dekket i kjøpsavtalen.

Hvem tar seg av gjestene i uken eierskiftet skjer?

Gjestene har sendt bookingen til selgeren, så de første ukene vil arbeidet ofte deles. Finn ut av hvem som svarer på de ulike meldingene, og fram til når.

Hvorfor ikke sende en kort e-post til hver gjest som har et fremtidig opphold? Fortell at det er en ny eier, at bookingen og prisen deres forblir nøyaktig den samme, og hvem de skal kontakte fra nå av. Det tar omtrent ti minutter, og det kan avverge den engstelige meldingen om «er bookingen min fortsatt gyldig?».

Ha selgerens nummer lett tilgjengelig den første måneden. Det er alltid noen som vil spørre om hvor de ekstra putene ligger.

Flytting av oppføringer: Booking.com, Airbnb og resten

Og nå til den delen du kanskje har gruet deg til. Dette er blant det som ofte tar lengst tid, så start med en gang overtakelsesdatoen er fastsatt.

Booking.com. Den nåværende eieren starter eierskiftet i ekstranettet og oppgir overtakelsesdatoen. Booking.com vil deretter spørre deg om firma-, bank- og mva-opplysninger og opprette en ny avtale. Vær forberedt på at du også må koble til channel manageren på nytt. Hva som skjer med vurderingsscoren og eksisterende reservasjoner, kan variere, og Booking.com deler ikke dette offentlig, så spør partnersupport tidlig.

Airbnb. Airbnb overfører ikke utleieobjekter, reservasjoner eller kontoeierskap mellom verter, så du må opprette en ny oppføring i din egen konto. For opphold som allerede er booket på selgerens oppføring, kan selgeren legge deg til som medvert. Da kan du sende meldinger til disse gjestene fram til de har sjekket ut. Omtaler vil sannsynligvis ikke følge med, men det er verdt å spørre kundestøtten til Airbnb.

Vrbo. Vrbo har sin egen policy for salg av overnattingssteder. Selgeren informerer gjester med kommende opphold om salget, tilbyr full refusjon til alle som ønsker å avbestille, og blokkerer datoer etter overtakelsen. Du oppretter en ny oppføring, og omtaler kan flyttes over ved forespørsel. Hvis dere begge er enige om å respektere eksisterende bookinger, kan kundestøtten til Vrbo flytte dem til din oppføring med samme vilkår eller bedre.

Alle andre. Expedia, Hostelworld, lokale reiselivssider og bookingmotorsiden har alle sin prosess. Kontakt hver enkelt, del overtakelsesdatoen, og spør hva de trenger. Skriv ned alle svarene etter hvert som de kommer inn. Hvis det er en kanal som ingen oppdaterer, vil det som regel skje dobbeltbookinger.

Puh, dette krever litt innsats. Sørg for å erstatte de brente kaloriene med noe søtt, enten i fast eller flytende form. Det har du fortjent.

Overlevering av booking: Unngå dobbeltbookinger

På overleveringsdagen bør det finnes én kalender som alle kanalene leser fra, og den bør være din.

Legg alle framtidige bookinger inn i den: systemeksporten, bookinger på kanalene og telefonbookinger fra notatboka. Kjør en grundig sammenligning, kanal for kanal og dato for dato, mot hva hver nettside viser. Hvis tallene ikke stemmer, må du finne ut hvorfor, før du åpner nye datoer for booking.

Skal du samtidig bytte til et nytt bookingsystem? Gi deg selv litt tid til å gjennomføre flyttingen, og gjør en testbooking for å sjekke at den havner der den skal. En vel anvendt time koster mindre enn to familier som ankommer og skal ha det samme rommet i august.

Hva med gjestelista til den forrige eieren?

Du kan beholde gjesteopplysningene som følger med virksomheten, og du kan bruke dem til det de ble samlet inn for: å gjennomføre oppholdene gjestene har booket. Du må fortelle disse gjestene at virksomheten har fått en ny eier, og informere om hvordan de kan nå deg.

Markedsføring er annerledes. Du kan bare sende e-post med tilbud til tidligere gjester hvis de har samtykket til å bli kontaktet av B&B-en. Og gi dem en enkel måte å melde seg av på i den første meldingen. Hvis en gjest aldri har gitt sitt samtykke, er en varm «vi har overtatt driften, og dette er hvem vi er» omtrent så langt du bør strekke deg.

Tidene endrer seg gradvis.

Gleder du deg til å gjøre stedet helt til ditt eget? Enten du planlegger å beholde ting som de er, eller har funnet fram fargekartene før kontrakten er signert, bør du sørge for at gjestene som allerede har booket, får oppholdet de har betalt for.

Les omtalene før du gjør endringer. Gå gjennom de siste to årene og legg merke til hva gjestene skryter av: grøten, utsikten fra rom 3 eller sen innsjekking som aldri var et problem. Slik informasjon er verdifull innsikt som du bør ha med i vurderingen før du gjør endringer.

Sørg for at oppføringene er i takt med arbeidet. Før håndverkerne kommer inn dørene, bør du fjerne de aktuelle rommene i kalenderen, slik at ingen av salgskanalene selger dem. Når arbeidet er ferdig, legger du inn nye bilder, navn på rommene og beskrivelser på alle salgskanalene samme dag, slik at gjestene booker seg inn på stedet slik det er nå, ikke slik det var.

Gjør én endring om gangen hvis du kan. Nye priser, ny frokost og ny innsjekking i samme måned vil gjøre det vanskelig å se hva det var som fungerte. Gjør én endring, følg med på bookinger og omtaler i noen uker, og gå deretter videre til neste.

Sirvoy gjør det enkelt, uansett

Hvis B&B-en allerede bruker Sirvoy, kan selgeren overføre kontoen til deg. Selgeren oppdaterer alle bookingsidene gjennom sidens egen eierskapsprosess, eksporterer bookinghistorikken og kobler fra betalingsleverandøren sin. Lagrede betalingskort slettes på det tidspunktet, så bli enige om hvordan kortgarantier for kommende opphold skal håndteres.

Hvis du flytter fra et annet system, kan du importere eksisterende bookinger med en regnearkfil. Framtidige Booking.com-reservasjoner kommer inn automatisk når du kobler til den salgskanalen. Airbnb-bookinger kan importeres fra Airbnb-tilkoblingssiden. Vårt supportteam, som er tilgjengelig døgnet rundt på ni språk, kan hjelpe deg med planleggingen og forberedelsene til overtakelsesdatoen.

Lykke til med nytt B&B!