Så tar du över ett B&B utan att förlora en enda bokning

Äntligen är B&B:t ditt. Dags att fira!

Nycklarna ska snart byta ägare. Med dem följer 43 kommande bokningar som någon annan har tagit emot, från gäster som aldrig har hört ditt namn.

De flesta kommer dyka upp utan att fundera på vem som äger stället. Några kommer med en bokning som det gamla systemet har tappat bort. Om gästerna märker av ägarbytet avgörs av vad du gör under veckorna innan du skriver på.

Vill du veta mer? Då går vi igenom överlämningen av ditt B&B steg för steg.

Innan du skriver på: det här ska du be säljaren om

När ett B&B säljs ligger fokus oftast på byggnaden, inredningen och bokföringen. Bokningarna är lätta att förbise och finns ofta på flera ställen.

Samla alla kommande bokningar. Be om en export från bokningssystemet och ställ sedan den viktiga frågan: ”Finns det några bokningar som saknas här?” Telefonbokningar, en stamgäst som hör av sig via e-post varje vår och en grupp som preliminärbokats i en papperskalender är sådant som lätt missas.

Pengar som redan har betalats in. Om en gäst betalade ett förskott i november för en vistelse i juli har säljaren pengarna, medan du ska ta emot gästen. Kom överens skriftligen om hur pengarna ska regleras, till exempel genom en justering av köpeskillingen.

Konton och inloggningar på bokningskanalerna. Lista alla webbplatser där B&B:t tar emot bokningar: Booking.com, Airbnb, Expedia, den lokala turistsidan och bokningsformuläret på hemsidan. Anteckna vem som står som kontoinnehavare på varje webbplats.

Gästlistan och vad gästerna förväntar sig. Tidigare gäster är troligen en del av kundunderlaget som följer med köpet. Hur du kan använda den listan beror på vad gästerna fick veta när de gjorde sina bokningar (mer om det nedan).

Recensioner och listningshistorik. Dessa berättar om år av förtroende. På Booking.com och Airbnb är de ofta knutna till den tidigare ägarens konto, så fråga varje kanal i god tid om du kan behålla dem.

Det här är inte juridisk rådgivning. Din jurist eller mäklare bör kontrollera hur bokningar, förskottsbetalningar och data hanteras i köpeavtalet.

Vem tar hand om gästerna under veckan då du tar över?

Gästerna har bokat hos säljaren, så under de första veckorna behöver ni ofta hjälpas åt. Bestäm vem som svarar på vilka meddelanden och hur länge.

Varför inte skicka ett kort e-postmeddelande till alla gäster som har en kommande vistelse? Berätta att boendet har fått en ny ägare, att bokningen och priset gäller precis som tidigare och vem de ska kontakta framöver. Det går snabbt och kan förebygga oroliga frågor om huruvida bokningen fortfarande gäller.

Ha säljarens telefonnummer nära till hands den första månaden. Det är alltid någon som undrar var extrakuddarna finns.

Flytta annonserna: Booking.com, Airbnb och övriga kanaler

Nu till det som kanske stressat dig mest av allt. Det tar ofta ganska lång tid, så börja så snart datumet för övertagandet är bestämt.

Booking.com. Den nuvarande ägaren påbörjar ägarbytet i extranätet och anger datumet för övertagandet. Booking.com ber dig sedan om företagsuppgifter, bankuppgifter och momsregistreringsuppgifter och upprättar ett nytt avtal. Räkna också med att behöva ansluta din channel manager på nytt. Vad som händer med recensionsbetyget och befintliga bokningar kan variera. Booking.com ger inget tydligt offentligt besked om detta, så kontakta deras support i god tid.

Airbnb. Airbnb överför inte annonser, bokningar eller konton mellan värdar, så du behöver skapa en ny annons på ditt eget konto. För vistelser som redan bokats via säljarens annons kan säljaren lägga till dig som medvärd, så att du kan skicka meddelanden till gästerna tills de har checkat ut. Dina recensioner följer troligen inte med, men det är värt att fråga Airbnbs support.

Vrbo. Vrbo har en egen policy för försäljning av boenden. Säljaren informerar gäster med kommande vistelser om försäljningen, erbjuder full återbetalning till dem som hellre vill avboka och blockerar datum efter övertagandet. Du skapar en ny annons och kan be om att få dina recensioner överförda. Om du och säljaren är överens om att befintliga bokningar ska gälla kan Vrbos support flytta dem till din annons, med samma eller bättre villkor för gästerna.

Övriga kanaler. Expedia, Hostelworld, lokala turistsidor och leverantören av hemsidans bokningsformulär har alla sina egna rutiner. Kontakta var och en, ange datumet för övertagandet och fråga vad de behöver. Anteckna svaren allt eftersom de kommer in. En kanal som ingen uppdaterar kan leda till dubbelbokningar.

Puh, det var mycket att hålla reda på. Lägg checklistan åt sidan en stund och hämta något gott att äta och dricka. Det har du förtjänat.

Ta över bokningarna utan att få dubbelbokningar

Den dag du tar över ska det finnas en gemensam kalender som alla kanaler hämtar information från, och det är du som ska ha kontroll över den.

Lägg in alla kommande bokningar där: exporten från bokningssystemet, bokningarna på varje kanal och telefonbokningarna i anteckningsboken. Stäm sedan av kalendern mot varje webbplats, kanal för kanal och datum för datum. Om uppgifterna inte stämmer överens behöver du ta reda på varför innan du öppnar fler datum för bokning.

Ska du byta bokningssystem samtidigt? Avsätt lite tid för bytet och gör en testbokning för att kontrollera att den hamnar rätt. En timmes noggrant arbete nu kostar mindre än att två familjer dyker upp till samma rum i augusti.

Vad gäller för den tidigare ägarens gästlista?

Du kan behålla gästuppgifterna som följer med verksamheten och använda dem för det ändamål de samlades in för: att hantera de vistelser som gästerna har bokat. Du behöver informera gästerna om att verksamheten har fått en ny ägare och hur de kan kontakta dig.

För marknadsföring gäller annat. Skicka bara erbjudanden via e-post till tidigare gäster som har samtyckt till sådana utskick från B&B:t. Gör det enkelt att avregistrera sig redan i det första meddelandet. Om en gäst aldrig har samtyckt bör du nöja dig med en vänlig presentation: ”Vi har tagit över och vill berätta vilka vi är.”

Nya idéer, varsamma förändringar

Ser du fram emot att sätta din egen prägel på stället? Oavsett om du vill behålla allt som det är eller har plockat fram färgkartorna redan innan avtalet är påskrivet, behöver du se till att gäster som redan har bokat får den vistelse de har betalat för.

Läs recensionerna innan du ändrar något. Gå igenom de senaste två årens omdömen och anteckna vad gästerna särskilt uppskattar: frukosten, utsikten från rum 3 eller den sena incheckningen som aldrig var något problem. Det ger dig värdefull kunskap.

Uppdatera tillgängligheten. Stäng de berörda rummen i kalendern innan hantverkarna kommer, så att ingen kanal kan sälja dem. När arbetet är klart uppdaterar du bilder, rumsnamn och beskrivningar på alla kanaler samma dag. Då bokar gästerna boendet som det ser ut nu, inte som det såg ut tidigare.

Ändra en sak i taget. Nya priser, större frukost och ändrad incheckningstid under samma månad gör det svårt att utvärdera vad som fungerade. Börja med en förändring, följ bokningarna och dina recensioner under några veckor och gå sedan vidare till nästa.

Sirvoy gör det enkelt, oavsett vilket system du har i dag

Om B&B:t redan använder Sirvoy kan säljaren överlåta kontot till dig. Säljaren uppdaterar varje bokningskanal enligt kanalens egen process för ägarbyte, exporterar bokningshistoriken och kopplar bort sin betalningsleverantör. Då raderas gästernas sparade kortuppgifter, så kom överens om hur kort för kommande vistelser ska hanteras.

Om du byter från ett annat system kan du importera befintliga bokningar med en kalkylbladsfil. Kommande bokningar från Booking.com importeras automatiskt när du ansluter kanalen, och Airbnb-bokningar kan importeras från sidan för Airbnb-anslutningen. Vårt supportteam finns tillgängligt dygnet runt på nio språk och kan hjälpa dig att planera bytet utifrån datumet för övertagandet.

Lycka till med ditt nya B&B!