Ja, endlich gehört das B&B dir. High Five!
Die Schlüssel wechseln bald den Besitzer. Und mit ihnen kommen 43 zukünftige Buchungen von Gästen, die nicht bei dir gebucht und noch nie von dir gehört haben.
Die meisten werden anreisen, ohne sich Gedanken darüber zu machen, wem die Unterkunft gehört. Einige könnten allerdings auftauchen und feststellen, dass ihre Buchung im alten System untergegangen ist. Ob die Gäste überhaupt etwas vom Besitzerwechsel bemerken, hängt davon ab, was du in den Wochen vor der Vertragsunterzeichnung erledigst.
Noch dabei? Dann schauen wir uns die Übernahme eines B&B Schritt für Schritt genauer an.
Vor der Vertragsunterzeichnung: Was du vom Verkäufer brauchst
Beim Verkauf eines B&B stehen meist das Gebäude, die Einrichtung und die Finanzen im Mittelpunkt. Die Buchungen geraten dabei leicht in Vergessenheit, weil sie an verschiedenen Stellen gespeichert sind.
Alle zukünftigen Buchungen erfassen. Bitte um einen Export aus dem Buchungssystem und stelle dann die entscheidende Frage: „Gibt es noch Buchungen, die hier nicht aufgeführt sind?“ Telefonische Buchungen, ein Stammgast, der jeden Frühling per E-Mail bucht, oder eine Gruppe, die nur im Notizbuch vorgemerkt wurde, können leicht übersehen werden.
Bereits geleistete Zahlungen. Wenn ein Gast im November eine Anzahlung für einen Aufenthalt im Juli geleistet hat, liegt das Geld beim Verkäufer, während du den Gast beherbergen wirst. Vereinbart schriftlich, wie dieser Betrag verrechnet wird, beispielsweise durch eine Anpassung des Kaufpreises.
Channel-Konten und Zugangsdaten. Liste alle Plattformen auf, über die das B&B Buchungen erhält: Booking.com, Airbnb, Expedia, die lokale Tourismuswebsite und das Buchungsformular auf der eigenen Website. Halte für jede Plattform fest, auf wessen Namen das Konto läuft.
Die Gästeliste und die Einwilligungen der Gäste. Wahrscheinlich gehören auch die Daten früherer Gäste zu dem, was du übernimmst. Was du mit dieser Liste machen darfst, hängt davon ab, worüber die Gäste bei ihrer Buchung informiert wurden (dazu später mehr).
Bewertungen und bisherige Inserate. Dahinter steckt oft jahrelang aufgebautes Vertrauen. Bei Booking.com und Airbnb bleiben sie häufig mit dem Konto des bisherigen Besitzers verknüpft, deshalb solltest du frühzeitig bei beiden Plattformen nachfragen, ob du sie behalten kannst.
Dies ist keine Rechtsberatung. Dein Anwalt oder Makler sollte prüfen, wie Buchungen, Anzahlungen und Daten im Kaufvertrag geregelt sind.
Wer sich während der Übergabewoche um die Gäste kümmert
Die Gäste haben beim Verkäufer gebucht, deshalb ist die Betreuung in den ersten Wochen oft eine gemeinsame Aufgabe. Legt fest, wer welche Nachrichten beantwortet und bis wann.
Warum nicht allen Gästen mit einer bevorstehenden Buchung eine kurze E-Mail schicken? Informiere sie darüber, dass es einen neuen Besitzer gibt, ihre Buchung und der vereinbarte Preis aber unverändert bleiben und an wen sie sich künftig wenden können. Das dauert etwa zehn Minuten und kann besorgten Nachfragen wie „Ist meine Buchung überhaupt noch gültig?“ vorbeugen.
Halte die Telefonnummer des Verkäufers im ersten Monat griffbereit. Irgendjemand wird garantiert fragen, wo die zusätzlichen Kissen liegen.
Inserate übertragen: Booking.com, Airbnb und die anderen
Und jetzt kommt der Teil, vor dem dir vielleicht schon etwas graut. Er dauert oft am längsten, also fang damit an, sobald der Übernahmetermin feststeht.
Booking.com. Der bisherige Besitzer leitet den Besitzerwechsel im Extranet ein und gibt das Übernahmedatum an. Anschließend fordert Booking.com deine Unternehmens-, Bank- und Mehrwertsteuerdaten an und schließt einen neuen Vertrag mit dir ab. Rechne auch damit, dass du deinen Channel Manager erneut verbinden musst. Was mit der Bewertungsnote und bestehenden Buchungen passiert, kann unterschiedlich sein, und da Booking.com dazu keine eindeutigen öffentlichen Angaben macht, solltest du frühzeitig beim Partnersupport nachfragen.
Airbnb. Airbnb erlaubt keine Übertragung von Inseraten, Buchungen oder Konten zwischen Gastgebern, deshalb musst du ein neues Inserat in deinem eigenen Konto erstellen. Für Aufenthalte, die bereits über das Inserat des Verkäufers gebucht wurden, kann dieser dich als Co-Gastgeber hinzufügen, sodass du bis zum Check-out mit den betreffenden Gästen kommunizieren kannst. Die Bewertungen wirst du wahrscheinlich nicht übernehmen können, aber eine Nachfrage beim Airbnb-Support lohnt sich.
Vrbo. Vrbo hat eigene Regeln für den Verkauf einer Unterkunft. Der Verkäufer informiert Gäste mit bevorstehenden Aufenthalten über den Verkauf, bietet allen, die lieber stornieren möchten, eine vollständige Rückerstattung an und blockiert die Termine nach der Übernahme. Du erstellst ein neues Inserat und kannst die Übertragung der Bewertungen beantragen. Wenn ihr beide einverstanden seid, bestehende Buchungen zu übernehmen, kann der Vrbo-Support diese zu denselben oder besseren Bedingungen auf dein Inserat übertragen.
Alle anderen. Expedia, Hostelworld, lokale Tourismuswebsites und das Buchungsformular auf der eigenen Website haben jeweils eigene Abläufe. Kontaktiere jeden Anbieter mit dem Übernahmedatum und frage, welche Schritte erforderlich sind. Notiere dir jede Antwort, denn wenn ein Buchungs-Channel nicht aktualisiert wird, kann das zu Doppelbuchungen führen.
Puh, das war ganz schön viel Denkarbeit. Zeit, die verbrannten Kalorien mit etwas Süßem oder einem guten Schluck wieder aufzufüllen. Das hast du dir verdient.
Buchungen übernehmen: So vermeidest du Doppelbuchungen
Am Tag der Übernahme sollte es einen einzigen Kalender geben, mit dem alle Buchungs-Channels synchronisiert werden – und dieser Kalender sollte dir gehören.
Übertrage alle zukünftigen Buchungen dorthin: aus dem Systemexport, von den einzelnen Buchungs-Channels und aus dem Notizbuch mit den telefonischen Buchungen. Vergleiche anschließend Channel für Channel und Datum für Datum, ob die Buchungen mit den Angaben auf den jeweiligen Plattformen übereinstimmen. Falls etwas nicht stimmt, kläre die Ursache, bevor du weitere Termine zur Buchung freigibst.
Wechselst du gleichzeitig zu einem neuen Buchungssystem? Plane etwas Zeit für die Umstellung ein und erstelle eine Testbuchung, um sicherzugehen, dass sie an der richtigen Stelle ankommt. Eine Stunde sorgfältige Vorbereitung ist günstiger, als wenn im August zwei Familien vor demselben Zimmer stehen.
Was passiert mit der Gästeliste des bisherigen Besitzers?
Du kannst die Gästedaten übernehmen, die zum Unternehmen gehören, und sie für den ursprünglichen Zweck verwenden: die Durchführung der gebuchten Aufenthalte. Du musst die Gäste darüber informieren, dass das Unternehmen einen neuen Besitzer hat und wie sie dich erreichen können.
Bei Marketing sieht es anders aus. Verschicke Angebote nur an frühere Gäste, die dem Erhalt solcher Nachrichten vom B&B zugestimmt haben, und gib ihnen gleich in der ersten Nachricht eine einfache Möglichkeit, sich abzumelden. Hat ein Gast nie zugestimmt, solltest du dich auf eine freundliche Nachricht wie „Wir haben das B&B übernommen und möchten uns kurz vorstellen“ beschränken.
Die Zeiten ändern sich (aber bitte mit Bedacht)
Du freust dich schon darauf, der Unterkunft deine ganz persönliche Note zu geben? Ob du alles beim Alten lassen möchtest oder schon vor der Vertragsunterzeichnung Farbmuster aussuchst: Achte darauf, dass Gäste mit bestehenden Buchungen genau den Aufenthalt bekommen, für den sie bezahlt haben.
Lies die Bewertungen, bevor du etwas veränderst. Schau dir die letzten zwei Jahre an und notiere, was Gäste ausdrücklich loben: den Haferbrei zum Frühstück, die Aussicht aus Zimmer 3 oder den späten Check-in, der nie ein Problem war. Diese Details liefern dir wertvolle Erkenntnisse, bevor du Änderungen vornimmst.
Halte deine Inserate auf dem neuesten Stand. Bevor die Handwerker anrücken, sperre die betroffenen Zimmer in deinem Kalender, damit kein Buchungs-Channel sie weiterhin anbietet. Sobald die Arbeiten abgeschlossen sind, aktualisiere Fotos, Zimmernamen und Beschreibungen auf allen Buchungs-Channels am selben Tag, damit Gäste die Unterkunft so buchen, wie sie jetzt aussieht, und nicht, wie sie früher war.
Ändere möglichst nur eine Sache auf einmal. Neue Preise, ein neues Frühstücksangebot und neue Check-in-Zeiten im selben Monat machen es schwierig herauszufinden, was gut funktioniert hat. Nimm eine Änderung vor, beobachte einige Wochen lang die Buchungen und Bewertungen und gehe dann zur nächsten über.
Sirvoy macht es dir in jedem Fall einfach
Wenn das B&B bereits Sirvoy nutzt, kann der Verkäufer das Konto auf dich übertragen. Dazu aktualisiert er die Angaben auf den einzelnen Buchungsplattformen entsprechend deren Verfahren für den Besitzerwechsel, exportiert den Buchungsverlauf und trennt die Verbindung zu seinem Zahlungsanbieter. Da dabei gespeicherte Kreditkartendaten der Gäste gelöscht werden, solltet ihr vorher klären, wie ihr mit Kartengarantien für bevorstehende Aufenthalte umgeht.
Wenn du von einem anderen System wechselst, kannst du bestehende Buchungen über eine Tabellendatei importieren. Zukünftige Booking.com-Buchungen werden automatisch übernommen, sobald du den Channel verbindest, und Airbnb-Buchungen lassen sich über die Airbnb-Verbindungsseite importieren. Unser Support-Team ist rund um die Uhr in neun Sprachen erreichbar und hilft dir gerne dabei, die Umstellung passend zu deinem Übernahmetermin zu planen.
Viel Erfolg bei der Übernahme deines B&B!
Schnelle Antworten
Das ist nicht sicher. Booking.com macht keine öffentlichen Angaben dazu, was bei einem Besitzerwechsel mit der Bewertungsnote passiert, und das kann von Fall zu Fall unterschiedlich sein. Frage vor der Übernahme beim Partnersupport nach.
Hat Ihnen dieser Beitrag gefallen?
Folgen Sie Sirvoy für praktische Tipps, Produktneuigkeiten und neue Ideen, mit denen Ihre Unterkunft mehr Buchungen erhält.