Hoe je een B&B overneemt zonder ook maar één boeking te verliezen

Eindelijk is de B&B van jou! Geef jezelf maar een schouderklopje!

De sleutels staan op het punt van eigenaar te wisselen. En daarmee krijg je ook 43 toekomstige boekingen in handen die je niet zelf hebt aangenomen, van gasten die jouw naam nog nooit hebben gehoord.

De meeste gasten zullen gewoon aankomen zonder erbij stil te staan wie de eigenaar is. Sommigen komen misschien voor een boeking die in het oude systeem uit het oog is verloren. Of de eigendomsoverdracht ongemerkt verloopt, hangt af van wat je in de weken vóór de ondertekening regelt.

Lees je verder? Dan nemen we de overdracht van een B&B stap voor stap door.

Voordat je tekent: wat moet je de verkoper vragen?

Bij de verkoop van een B&B ligt de nadruk meestal op het gebouw, de inrichting en de financiële administratie. De boekingen worden gemakkelijk over het hoofd gezien, omdat ze op verschillende plaatsen staan.

Verzamel alle toekomstige boekingen. Vraag om een export uit het boekingssysteem en stel vervolgens de belangrijkste vraag: “Staat er nog iets niet in?” Telefonische boekingen, een vaste gast die elk voorjaar een e-mail stuurt en een groep die alvast in een agenda is genoteerd, kunnen allemaal over het hoofd worden gezien.

Geld dat al is betaald. Stel dat een gast in november een aanbetaling heeft gedaan voor een verblijf in juli. De verkoper heeft het geld ontvangen, maar jij verzorgt het verblijf. Leg schriftelijk vast hoe dit wordt verrekend, bijvoorbeeld door het bedrag in mindering te brengen op de verkoopprijs.

Accounts en inloggegevens van channels. Maak een lijst van alle websites waarop de B&B wordt aangeboden: Booking.com, Airbnb, Expedia, de lokale toeristische website en de booking engine op de website. Noteer bij elke channel op wiens naam het account staat.

De gastenlijst en de afspraken met gasten. Waarschijnlijk maken de gegevens van eerdere gasten deel uit van wat je overneemt. Wat je met die gegevens mag doen, hangt af van wat gasten te horen hebben gekregen toen ze boekten. Daarover lees je verderop meer.

Reviews en de geschiedenis van de advertenties. Die vertegenwoordigen jaren aan opgebouwd vertrouwen. Bij Booking.com en Airbnb blijven reviews vaak gekoppeld aan het account van de vorige eigenaar. Vraag daarom tijdig aan elk platform of je ze kunt behouden.

Dit is geen juridisch advies. Laat je advocaat of makelaar controleren hoe boekingen, aanbetalingen en persoonsgegevens in de verkoopovereenkomst zijn geregeld.

Wie zorgt er tijdens de overdrachtsweek voor de gasten?

Gasten hebben bij de verkoper geboekt. Daarom is de eerste periode vaak een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Spreek af wie welke berichten beantwoordt en tot wanneer.

Waarom stuur je niet één korte e-mail naar alle gasten met een toekomstig verblijf? Laat ze weten dat er een nieuwe eigenaar is, dat hun boeking en de afgesproken prijs ongewijzigd blijven en bij wie ze voortaan terecht kunnen. Dat kost ongeveer tien minuten en kan een hoop ongeruste berichten voorkomen, zoals: “Is mijn boeking nog wel geldig?”

Houd het telefoonnummer van de verkoper de eerste maand bij de hand. Er is altijd wel iemand die wil weten waar de extra kussens liggen.

De advertenties overzetten: Booking.com, Airbnb en andere platforms

En nu het onderdeel waar je misschien tegenop zag. Dit kost vaak de meeste tijd, dus begin zodra de overnamedatum vaststaat.

Booking.com. De huidige eigenaar start de eigendomsoverdracht in het extranet en geeft de overnamedatum door. Booking.com vraagt je vervolgens om de bedrijfsgegevens, bankgegevens en btw-gegevens en stelt een nieuwe overeenkomst op. Houd er ook rekening mee dat je de channel manager opnieuw moet verbinden. Wat er met de reviewscore en bestaande reserveringen gebeurt, kan verschillen. Booking.com geeft hierover geen volledige openbare uitleg, dus neem tijdig contact op met de partnerondersteuning.

Airbnb. Airbnb draagt geen accommodaties, reserveringen of account-eigendom over tussen verhuurders. Je moet daarom een nieuwe advertentie aanmaken vanuit je eigen account. Voor verblijven die al via de advertentie van de verkoper zijn geboekt, kan de verkoper jou toevoegen als mede-verhuurder. Zo kun je met die gasten communiceren totdat ze hebben uitgecheckt. De reviews gaan waarschijnlijk niet mee, maar het is de moeite waard om dit bij de ondersteuning van Airbnb na te vragen.

Vrbo. Vrbo heeft een eigen beleid voor de verkoop van accommodaties. De verkoper informeert gasten met een aankomend verblijf over de verkoop en biedt hun een volledige terugbetaling als ze liever annuleren. Ook blokkeert de verkoper de beschikbare datums na de overdracht. Je maakt een nieuwe advertentie aan en kunt vragen om de reviews over te zetten. Als jullie allebei akkoord gaan met het nakomen van bestaande boekingen, kan de ondersteuning van Vrbo deze overzetten naar je nieuwe advertentie, onder dezelfde of gunstigere voorwaarden.

Alle andere platforms. Expedia, Hostelworld, lokale toeristische websites en de booking engine op de eigen website hebben elk hun eigen procedure. Neem contact op met elk platform, geef de overnamedatum door en vraag wat je moet regelen. Noteer de antwoorden zodra je ze ontvangt. Als je een channel niet bijwerkt, kunnen er namelijk dubbele boekingen ontstaan.

Zo, dat kostte even wat denkwerk! Vul de verbrande calorieën weer aan met iets zoets of een drankje. Dat heb je verdiend.

De overdracht van boekingen: dubbele boekingen voorkomen

Op de dag van de overname moet je beschikken over één centrale kalender die door alle channels wordt bijgewerkt. Die kalender moet van jou zijn.

Verzamel alle toekomstige boekingen in deze kalender: de geëxporteerde gegevens uit het systeem, de boekingen via elke channel en de telefonische boekingen uit het notitieboek. Vergelijk vervolgens de gegevens per channel en per datum met wat er op elke website staat. Komen de aantallen niet overeen? Zoek dan eerst uit waarom, voordat je nieuwe datums beschikbaar stelt.

Tegelijkertijd overstappen op een nieuw boekingssysteem? Neem voldoende tijd voor de overstap en maak een testboeking om te controleren of alles op de juiste plek terechtkomt. Een uurtje zorgvuldig controleren bespaart je een hoop gedoe als er in augustus twee gezinnen voor dezelfde kamer aankomen.

Wat doe je met de gastenlijst van de vorige eigenaar?

Je kunt de gastgegevens die bij de onderneming horen behouden en gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verzameld: het organiseren van de verblijven die gasten hebben geboekt. Je moet die gasten wel informeren dat de onderneming een nieuwe eigenaar heeft en laten weten hoe ze je kunnen bereiken.

Voor marketing gelden andere regels. Stuur alleen e-mails naar voormalige gasten die toestemming hebben gegeven om marketingberichten van de B&B te ontvangen. Geef hun vanaf het eerste bericht een eenvoudige mogelijkheid om zich af te melden. Als een gast nooit toestemming heeft gegeven, kun je je het beste beperken tot een vriendelijk bericht waarin je meldt dat je de onderneming hebt overgenomen en jezelf voorstelt.

De tijden veranderen (maar wel met beleid)

Kijk je ernaar uit om de accommodatie helemaal naar je eigen smaak in te richten? Of je nu alles wilt laten zoals het is of al verfkleuren uitzoekt voordat het contract is ondertekend, zorg ervoor dat gasten die al hebben geboekt het verblijf krijgen waarvoor ze hebben betaald.

Lees de reviews voordat je iets verandert. Bekijk de beoordelingen van de afgelopen twee jaar en merk op wat gasten specifiek waarderen: de havermoutpap bij het ontbijt, het uitzicht vanuit kamer 3 of het probleemloze late inchecken. Deze details geven je waardevolle inzichten voordat je veranderingen doorvoert.

Zorg dat de advertenties aansluiten op de werkzaamheden. Blokkeer de betreffende kamers in je kalender voordat de aannemers aan de slag gaan, zodat ze via geen enkel channel geboekt kunnen worden. Zijn de werkzaamheden afgerond? Werk dan op dezelfde dag de foto’s, kamernamen en beschrijvingen op alle channels bij. Zo boeken gasten de accommodatie zoals die er nu uitziet, en niet zoals die er vroeger uitzag.

Verander indien mogelijk één ding tegelijk. Als je in dezelfde maand nieuwe prijzen invoert, een ander ontbijt aanbiedt en de inchecktijd aanpast, is het lastig te bepalen wat wel en niet werkt. Voer één verandering door, houd de boekingen en reviews enkele weken in de gaten en pak daarna de volgende aan.

Met Sirvoy verloopt de overdracht eenvoudig

Als de B&B al met Sirvoy werkt, kan de verkoper het account aan jou overdragen. De verkoper past de gegevens op elk boekingsplatform aan volgens de eigen procedure voor een eigendomsoverdracht, exporteert de boekingsgeschiedenis en verbreekt de koppeling met de betalingsprovider. Op dat moment worden opgeslagen creditcardgegevens van gasten verwijderd. Spreek daarom vooraf af hoe jullie omgaan met creditcardgaranties voor aankomende verblijven.

Stap je over vanuit een ander systeem? Dan kun je bestaande boekingen importeren met een spreadsheetbestand. Toekomstige reserveringen via Booking.com worden automatisch geïmporteerd zodra je het channel verbindt. Airbnb-boekingen kun je importeren via de Airbnb-verbindingspagina. Ons supportteam, dat 24 uur per dag in negen talen beschikbaar is, helpt je graag om de overstap af te stemmen op de overnamedatum.

Veel succes met de overname van je B&B!