Succesverhaal
Hoe deze co-living woning gastbeheer eenvoudig maakte met Sirvoy
“Onze gasten boeken niet zomaar een bed. Ze sluiten zich aan bij een zorgvuldig samengestelde community van gelijkgestemde mensen. Sirvoy ondersteunt dat. Andere systemen hadden te veel functies en hun prijzen pasten daarbij. Sirvoy sloot precies aan onze behoeften.” – Steffi, Green Room JBay.
In het surfstadje Jeffreys Bay, Zuid-Afrika, gaat het leven in een rustiger tempo. De golven komen ritmisch binnenrollen, de fietsen staan altijd klaar bij de deur, en de ochtenden beginnen met een surf en eindigen met gezamenlijke diners, geïnspireerd door de moestuin achter het huis.
Dit is JBay Co-living: een prachtige villa en coworking community voor remote workers die productiviteit willen combineren met de zeelucht, blotevoetenwandelingen en een diepere vorm van verbinding.
Het is geen guesthouse. Het is geen hostel. Het is een thuis voor mensen die bewust kiezen om wat langer te blijven. Sommigen werken vanuit hun kamer, anderen zoeken hun plek in de coworkingruimte van het huis of springen op de fiets naar een grotere coworkinghub in de buurt. Alles, van de inrichting tot het boekingsproces, is bewust en doordacht ontworpen.
Sinds de opening mochten ze gasten uit meer tientallen landen verwelkomen. Veel van hen keren terug, voor de surf, de balans tussen werk en leven, en het gevoel van familie en verbondenheid.
Bijzonder toch? En precies daarom hadden ze een systeem nodig dat past bij hun ritme en hun waarden.
Niet zo rustig als het leek
Vóór Sirvoy was het een hele klus om georganiseerd te blijven. Gasteninformatie stond verspreid over spreadsheets, berichten en kalenders.
“Het was chaos. Ik was constant data aan het dubbelchecken en maakte steeds fouten. Ik heb vaker check-ins verknoeid dan ik wil toegeven.”
Het team wilde minder tijd besteden aan administratieve fouten herstellen en meer tijd investeren in het bouwen van de community die JBay Coliving zo speciaal maakt.
De juiste match vinden
Toen een andere co-living locatie in Kaapstad Sirvoy aanbeviel, viel het meteen op om één simpele reden: het probeerde niet té hard indruk te maken.
“We bekeken andere systemen, maar die waren of veel te basic of veel te ingewikkeld. Sirvoy had precies de functies die we nodig hadden, zonder al die extra’s die alleen maar in de weg zitten.”
Alles werd overzichtelijker. Eén centrale kalender gaf het team direct zicht op aankomsten. De booking engine zorgde voor live beschikbaarheid op de website, waardoor gasten zelf gemakkelijk konden boeken zonder eerst een bericht te sturen. Iedereen had de juiste informatie op één plek, zonder verwarring.
Een bed boeken. Een community binnentreden.
In tegenstelling tot de meeste accommodaties accepteert Green Room JBay geen directe boekingen. Elke reservering begint met een aanvraag en een bewuste keuze.
“Op onze website hebben we een sectie met ‘wat we wel en niet zijn’. Tijdens het boekingsproces moeten gasten aanvinken dat ze dit gelezen hebben. Zo zorgen we ervoor dat de mensen die bij ons binnenstappen echt passen bij onze community.”
Sirvoy maakte dit mogelijk met aangepaste boekingsvragen en goedkeuringsinstellingen. Een kleine functie misschien, maar met een groot positief effect. Het hielp de gastbeleving in lijn te houden met de lifestyle die ze willen uitdragen.
Tools die het leven echt makkelijker maken
Een van Steffi’s favoriete functies is seizoensprijzen.
“Voorheen had ik een spreadsheet waarin ik handmatig de nachten telde en de prijzen aanpaste. Dat was echt een rommeltje. Nu stel ik alles van tevoren in en hoef ik er niet meer naar om te kijken.”
Sirvoy maakt het ook makkelijk om terugkerende gasten te beheren. Dankzij de tools voor gastprofielen worden gegevens automatisch ingevuld. Wanneer iemand opnieuw wil boeken, kost het slechts een paar klikken om alles te bevestigen.
Steffi merkte ook op dat de training snel en soepel ging. De interface voelde direct intuïtief aan, en de lay-out was logisch.
“Er is niets vervelender dan een systeem gebruiken waarbij dingen niet staan waar je ze verwacht. Sirvoy voelde gewoon logisch aan.”
Stilletjes krachtig
JBay Co-living probeert niet ieder bed tegen elke prijs te vullen. Ze vinden het belangrijker dat de juiste mensen om de juiste redenen verblijven. Sirvoy ondersteunt dat door dingen simpel, betrouwbaar en makkelijk beheersbaar te houden.
Beheer jij een locatie die meer draait om mensen dan om platforms? Boek je gratis demo en ontdek hoe Sirvoy achter de schermen alles eenvoudig houdt.
