Wie dieses Co-Living-Haus dank Sirvoy sein Gästemanagement vereinfacht hat
„Unsere Gäste buchen nicht nur ein Bett. Sie werden Teil einer ausgewählten Gemeinschaft von Gleichgesinnten. Sirvoy unterstützt das Ganze. Andere Systeme hatten zu viele Funktionen und ihre Preise waren entsprechend hoch. Sirvoy jedoch passte perfekt zu unseren Anforderungen.“ – Steffi, Green Room JBay.
Die Wellen rollen wie am Schnürchen, die Fahrräder stehen immer bereit und der Tag beginnt mit einer Runde Surfen und endet mit einem gemeinsamen Abendessen, dessen Zutaten aus dem hauseigenen Gemüsegarten stammen.
Das ist JBay Co-Living, eine wunderschöne Villa und Coworking-Community für Remote-Arbeiter, die Produktivität mit Meeresluft, Barfußspaziergängen und einem tieferen Gefühl der Verbundenheit verbinden möchten.
Es ist kein Gästehaus. Es ist kein Hostel. Es ist ein Zuhause für Menschen, die sich dafür entscheiden, etwas länger zu bleiben. Einige arbeiten von ihrem Zimmer aus, andere machen es sich im Coworking-Bereich des Hauses gemütlich oder fahren mit dem Fahrrad zum größeren Coworking-Hub in der Nähe. Alles, vom Layout bis zum Buchungsprozess, ist bewusst genau so gestaltet. Seit der Eröffnung haben sie bereits Gäste aus mehr als einem Dutzend Ländern begrüßt – viele von ihnen kommen wegen des Surfens, der Work-Life-Balance und dem Gefühl von Familie und Zugehörigkeit wieder.
Außergewöhnlich, nicht wahr? Und genau deshalb benötigten sie ein außergewöhnliches System, das zu ihrem Tempo und ihren Werten passt.
Nicht so ruhig, wie es schien
Vor Sirvoy war es eine echte Herausforderung, den Überblick zu behalten. Die Gästedaten waren über Tabellen, Nachrichten und Kalender verstreut.
„Es herrschte Chaos. Ich musste ständig Termine doppelt überprüfen und habe Fehler gemacht. Ich habe mehr Check-ins vermasselt, als ich zugeben möchte.“
Das Team wollte weniger Zeit mit der Korrektur von Verwaltungsfehlern verbringen und mehr Zeit in den Aufbau der Community investieren, die JBay Coliving so besonders macht.
Die richtige Lösung finden
Als uns ein Co-Living-Space-Betreiber in Kapstadt Sirvoy empfahl, stach das System aus einem einfachen Grund hervor: Es war nicht überladen.
„Wir haben uns auch andere Systeme angesehen, aber die waren entweder zu einfach oder zu kompliziert. Sirvoy hatte genau die Funktionen, die wir brauchten, ohne überflüssigen Schnickschnack.“
Plötzlich schien alles überschaubarer zu werden. Über einen einzigen Kalender konnte das Team nun sehen, wer wann anreiste. Die Booking Engine fügte der Website die Live-Verfügbarkeit hinzu, sodass Gäste ganz einfach buchen konnten, ohne vorher eine Nachricht senden zu müssen. Alle hatten die benötigten Informationen an einem Ort, ganz ohne Verwirrung.
Ein Bett buchen. Teil einer Gemeinschaft werden.
Im Gegensatz zu den meisten anderen Unterkünften sind bei Green Room JBay keine Sofortbuchungen möglich. Jeder Aufenthalt beginnt mit einer „Bewerbung“ und einer kurzen Beschreibung, warum man gerne kommen will.
„Auf unserer Website gibt es einen Abschnitt mit dem Titel ‚Was wir sind und was wir nicht sind‘. Bei der Buchung müssen Gäste ein Kästchen ankreuzen, um zu bestätigen, dass sie diesen Abschnitt gelesen haben. So können wir sicherstellen, dass die Gäste, die bei uns ankommen, auch zu unserer Gemeinschaft passen.“
Sirvoy hat dies mit benutzerdefinierten Buchungsfragen und Genehmigungseinstellungen möglich gemacht. Eine ziemlich kleine Funktion, die aber eine große, positive Wirkung hat und dazu beiträgt, dass die Gästeerfahrung mit der Art von Lebensstil übereinstimmt, die sie fördern.
Tools, die das Leben tatsächlich erleichtern
Eine von Steffis Lieblingsfunktionen? Die saisonale Preisgestaltung.
„Früher hatte ich eine Tabelle, in der ich jede Nacht einzeln gezählt und versucht habe, die Preise manuell anzupassen. Das war sehr chaotisch. Jetzt kann ich alles im Voraus festlegen und muss mich nicht mehr darum kümmern.“
Sirvoy hat auch die Verwaltung wiederkehrender Gäste vereinfacht. Mit dem Gästemanagement-Tools werden ihre Daten automatisch ausgefüllt. Wenn jemand eine Nachricht sendet, um erneut zu buchen, sind nur wenige Klicks erforderlich, um alles zu bestätigen.
Steffi merkte an, dass auch die Schulung schnell und unkompliziert war. Die Benutzeroberfläche war von Anfang an intuitiv und das Layout übersichtlich.
„Es gibt nichts Schlimmeres als ein System, bei dem die Dinge nicht dort sind, wo man sie erwartet. Sirvoy hat einfach von Anfang an Sinn gemacht.“
Leise und leistungsstark
JBay Coliving ist nicht darauf aus, um jeden Preis alle Betten zu füllen. Ihnen ist es wichtiger, dass die richtigen Gäste aus den richtigen Gründen bei ihnen übernachten. Sirvoy unterstützt dies, indem es die Abläufe einfach, zuverlässig und leicht zu verwalten hält.
Betreiben Sie eine Unterkunft, bei der es mehr um Menschen als um Plattformen geht? Buchen Sie Ihre kostenlose Demo und erfahren Sie, wie Sirvoy Ihnen hinter den Kulissen die Arbeit erleichtert.
