Det finns inga gränser för ett flexibelt bokningssystem

När fjärde akten av La Bohème tonar ut och publiken reser sig för att ge sina ovationer till Puccinis klassiska opera är det inte bara ett musikaliskt mästerverk de applåderar. Det är också ett mästerverk i planering, logistik och samarbete. Det krävs en väl fungerande maskin. På GöteborgsOperan, det vackra operahuset på den svenska västkusten, är Sirvoys bokningssystem en av många kugghjul i ett sådant väloljat maskineri. Är du förvånad? Det borde du inte vara. Operahus är bara ett av otaliga företag där ett väl genomtänkt bokningssystem kan visa sig vara en perfekt lösning. Följ med oss när vi träffar Kristoffer Pålman. Efter 22 års arbete bakom kulisserna vet han hur det fungerar. Vi frågade honom hur Sirvoy har spelat en nyckelroll i hans arbete.

Först av allt, berätta hur det är att arbeta i ett operahus?

Det är verkligen en intressant arbetsplats med en mycket stor variation av arbetsuppgifter som kräver kreativt tänkande dygnet runt. Man träffar många intressanta människor som inte är rädda för att säga vad de tycker. Framför allt har vi väldigt roligt. Det är därför jag fortfarande är kvar här efter mer än tjugo år. Det senaste året har dock varit väldigt annorlunda på grund av pandemin. Vi hoppas och planerar att hösten 2021 ska bli en vändpunkt.

Det är så mycket som händer i ett operahus. Hur passar Sirvoy in i bilden?

Vi har tillgång till ca 40 lägenheter runt om i staden som behövs för att rymma våra gästande team, regissörer, koreografer, scenografer, dansare, sångare etc. Många anländer i god tid och reser vidare före premiären, andra anländer senare. Vissa tar med sig hela sin familj. Det kan vara väldigt knepigt att tillgodose allas behov och önskemål men vi vill att alla ska känna sig välkomna. Sirvoy är mitt verktyg för att få detta att fungera.

Hur började det hela?

För tio år sedan blev jag ansvarig för lägenheterna. På den tiden sköttes bokningarna med penna, papper och suddgummi. Jag förstod direkt att det inte skulle fungera för mig. Jag började leta efter webbaserade bokningssystem och hittade Sirvoy. Det verkade passa våra behov, så jag registrerade mig för en gratis testperiod.

Var det lätt att komma igång?

Ja, absolut. Sirvoy är självförklarande och chattfunktionen är riktigt bra, man får hjälp direkt. Men naturligtvis är vår verksamhet lite speciell. Jag använder systemet på ett ovanligt sätt och förstår att allt inte kan lösas på en gång.

"Sirvoy är ett verktyg som kan användas för en rad olika verksamheter."

Vilka delar av systemet tycker du bäst om?

Jag använder kalendervyn ofta. Den ger mig en bra överblick över vad som händer. Jag behöver ofta ändra och flytta bokningar. Eftersom jag alltid anger projektnamnet i bokningen är sökfunktionen suverän. När jag t.ex. söker på ett specifikt projekt eller datum får jag direkt upp all information som behövs. Jag kan sedan skicka det som en rapport till projektledaren, eller så kanske jag vill dubbelkolla några datum. Allt går väldigt snabbt och enkelt, vilket jag tycker är ganska häftigt!
Jag gillar också funktionerna för att lägga till fler Sirvoy-användare och möjligheten att ställa in begränsningar. Receptionen på operan har tillgång till systemet för att hantera nycklar, men sedan kan jag ge dem begränsad åtkomst så att jag inte behöver vara rädd för att de av misstag ska radera något i systemet. Även städavdelningen har en inloggning så att de kan se när lägenheterna behöver städas och de ser bara det de behöver, så det blir ingen förvirring. Jag gillar verkligen systemet och kan se att allt är väl genomtänkt för att vara flexibelt. Sirvoy är definitivt ett verktyg som kan användas för ett antal olika företag.

Kristoffer återvänder till jobbet och jag lämnar operahuset. Solen och en varm vind välkomnar mig, det är vår i luften. Kanske har du en dag möjlighet att besöka Göteborg och dess vackra operahus som ligger precis vid vattnet, där älven möter havet. När du sätter dig ner och sorlet tystnar inför föreställningen kanske du tänker på allt det hårda arbete som sker bakom kulisserna, allt som samverkar för att ge dig en oförglömlig upplevelse.

Inlägget Himlen är gränsen för ett flexibelt bokningssystem visades först på Sirvoy Booking System.