Cómo esta casa de co-habitación simplificó la gestión de sus huéspedes gracias a Sirvoy
“Nuestros huéspedes no solo reservan una habitación, se están uniendo a una comunidad de personas con ideas afines. Sirvoy respalda eso. Otros sistemas tenían demasiadas funciones y precios elevados. Sirvoy se ajustaba perfectamente a nuestras necesidades.». – Steffi, Green Room JBay
En la ciudad surfera de Jeffreys Bay, Sudáfrica, la vida sigue un ritmo más relajado. Las olas llegan puntuales, las bicicletas siempre están listas junto a la puerta, y las mañanas empiezan surfeando, mientras que las noches terminan con cenas compartidas inspiradas en el huerto de la casa.
Esto es JBay Co-Living, una hermosa villa y comunidad de coworking para trabajadores remotos que desean mezclar la productividad con el aire del océano, los paseos descalzos y un sentido más profundo de la conexión.
No es una casa de huéspedes. No es un albergue. Es un hogar para aquellos que deciden quedarse un poco más. Algunos trabajan desde sus habitaciones, otros se instalan en la zona de coworking o se suben a una bicicleta para llegar al centro de coworking más cercano. Todo, desde la distribución hasta el proceso de reserva, ha sido cuidadosamente diseñado. Desde su apertura, han acogido a huéspedes de más de una docena de países, muchos de los cuales regresan por el surf, el equilibrio entre trabajo y vida, y el sentimiento de comunidad y pertenencia.
¿Algo particular, verdad? Exactamente por eso necesitaban un sistema que estuviera a la altura de su ritmo y valores.
Detrás de la calma, había más de lo que parecía
Antes de Sirvoy, mantenerse organizado era una verdadera tarea. Los detalles de los huéspedes estaban dispersos en hojas de cálculo, mensajes y calendarios.
«Era un caos. Constantemente comprobaba dos veces las fechas y me equivocaba. Metí la pata en los registros más veces de las que me gustaría admitir».
El equipo quería pasar menos tiempo corrigiendo errores administrativos y más tiempo construyendo la comunidad que hace tan especial a JBay Coliving.
Encontrar el ajuste adecuado
Cuando un compañero del espacio de co-living de Ciudad del Cabo nos recomendó Sirvoy, destacó por una sencilla razón: no intentaba hacer demasiado.
«Miramos otros sistemas, pero o eran demasiado básicos o demasiado complicados. Sirvoy tenía las funciones que realmente necesitábamos, sin todos los extras que sólo estorban».
Todo empezó a parecer más manejable. Un único calendario permitía al equipo ver quién llegaba y cuándo. El motor de reservas añadió disponibilidad en directo a la página web, para que los huéspedes pudieran reservar fácilmente sin necesidad de enviar un mensaje primero. Todos tenían la información que necesitaban, en un solo lugar, sin confusiones.
Reservar una cama. Unirse a una comunidad.
A diferencia de la mayoría de las propiedades, Green Room JBay no permite reservas instantáneas. Cada estancia comienza con una solicitud y un poco de intención.
«Tenemos una sección en nuestra página web llamada ‘lo que somos y lo que no somos’. Durante la reserva, los huéspedes tienen que marcar una casilla para confirmar que la han leído. Nos ayuda a asegurarnos de que las personas que llegan a nuestra puerta son las adecuadas para la comunidad».
Sirvoy lo hizo posible con preguntas de reserva personalizadas y ajustes de aprobación. Una característica bastante pequeña, pero que tuvo un gran impacto positivo, ayudando a mantener la experiencia de sus huéspedes alineada con el tipo de estilo de vida que están promoviendo.
Herramientas que facilitan la vida
¿Una de las funciones favoritas de Steffi? Los precios por temporada.
«Antes tenía una hoja de cálculo en la que contaba las noches una a una e intentaba ajustar los precios manualmente. Era un lío. Ahora, puedo configurarlo todo con antelación y no volver a preocuparme».
Sirvoy también ha simplificado la gestión de los huéspedes que regresan. Con la herramientas de relación con el huésped, sus datos se rellenan automáticamente. Cuando alguien envía un mensaje para volver a reservar, sólo hacen falta unos clics para confirmarlo todo.
Steffi señaló que la formación también fue rápida e indolora. La interfaz resultó intuitiva desde el principio y el diseño tenía sentido.
«No hay nada peor que utilizar un sistema en el que las cosas no están donde esperas que estén. Sirvoy simplemente tenía sentido».
Silenciosamente potente
JBay Coliving ya no intenta llenar las habitaciones a cualquier precio. Les importa más que se quede la gente adecuada por las razones adecuadas. Sirvoy mantiene las cosas simples, fiables y fáciles de gestionar.
¿Diriges una propiedad que se preocupa más por las personas que por las plataformas? Reserva tu demostración gratuita y descubre cómo Sirvoy mantiene las cosas sencillas entre bastidores.
