El cielo es el límite para un sistema de reservas flexible

Cuando el cuarto acto de La Bohème se desvanece y el público se levanta para ovacionar la ópera clásica de Puccini, no es sólo una obra maestra musical lo que aplauden. Es también una obra maestra de planificación, logística y colaboración. Se necesita una máquina que funcione bien. En GöteborgsOperan, el hermoso teatro de la ópera de la costa oeste de Suecia, el sistema de reservas de Sirvoy es uno de los muchos engranajes de esa máquina bien engrasada. ¿Te sorprende? No debería. Los teatros de ópera son sólo uno de los innumerables negocios en los que un sistema de reservas bien pensado puede resultar una solución perfecta. Acompáñanos a conocer a Kristoffer Pålman. Tras 22 años trabajando entre bastidores, conoce los entresijos de su funcionamiento. Le preguntamos cómo Sirvoy ha desempeñado un papel clave en su trabajo.

En primer lugar, cuéntanos cómo es trabajar en un teatro de ópera.

Sin duda es un lugar de trabajo interesante, con una gran variedad de tareas que requieren pensamiento creativo las 24 horas del día. Conoces a mucha gente interesante que no tiene miedo de decir lo que piensa. Sobre todo, nos divertimos mucho. Por eso sigo aquí después de más de veinte años. El año pasado, sin embargo, fue muy diferente debido a la pandemia. Esperamos y planeamos que el otoño de 2021 sea un punto de inflexión.

En un teatro de ópera pasan muchas cosas. ¿Cómo encaja Sirvoy en el cuadro?

Tenemos acceso a unos 40 apartamentos por toda la ciudad, necesarios para alojar a nuestros equipos visitantes, directores, coreógrafos, escenógrafos, bailarines, cantantes, etc. Muchos llegan con mucha antelación y viajan antes del estreno, otros llegan más tarde. Algunos traen a toda su familia. Puede ser muy difícil satisfacer las necesidades y deseos de todos, pero queremos que todos se sientan bienvenidos. Sirvoy es mi herramienta para ayudar a que esto funcione.

¿Cómo empezó todo?

Hace diez años me hice responsable de los apartamentos. En aquella época las reservas se gestionaban con bolígrafo, papel y goma de borrar. Enseguida supe que eso no me serviría. Empecé a buscar sistemas de reservas basados en Internet y encontré Sirvoy. Parecía ajustarse a nuestras necesidades, así que me apunté a una prueba gratuita.

¿Fue fácil empezar?

Por supuesto. Sirvoy se explica por sí mismo y la función de chat es realmente buena, recibes ayuda inmediatamente. Pero, por supuesto, nuestro negocio es un poco especial. Utilizo el sistema de una forma poco habitual y comprendo que no todo puede resolverse de inmediato.

"Sirvoy es una herramienta que puede utilizarse para distintos negocios".

¿Qué partes del sistema te gustan más?

Utilizo mucho la Vista Calendario. Me da una buena visión general de lo que está pasando. A menudo necesito cambiar y mover reservas. Como siempre introduzco el nombre del proyecto en la reserva, la función de búsqueda es magnífica. Cuando, por ejemplo, busco un proyecto o una fecha concretos, obtengo inmediatamente toda la información necesaria. Luego puedo enviarla como informe al gestor del proyecto, o puede que quiera volver a comprobar algunas fechas. Todo es muy rápido y fácil, ¡lo que me parece increíble!
También me gustan las funciones para añadir más usuarios de Sirvoy y la posibilidad de establecer restricciones. La recepción de la ópera tiene acceso al sistema para gestionar las llaves, pero puedo darles un acceso limitado para que no tenga miedo de que borren algo accidentalmente en el sistema. Además, el departamento de limpieza tiene un acceso para poder ver cuándo hay que limpiar los apartamentos y sólo ven lo que necesitan, para que no haya confusión. Me gusta mucho el sistema y puedo ver que todo está bien pensado para ser flexible. Sirvoy es, sin duda, una herramienta que puede utilizarse para distintos negocios.

Kristoffer vuelve al trabajo y yo salgo de la ópera. El sol y un viento cálido me dan la bienvenida, la primavera está en el aire. Quizá algún día tengas la oportunidad de visitar Gotemburgo y su hermoso teatro de la ópera, situado justo al lado del agua, donde el río se encuentra con el mar. Cuando te sientes y el murmullo se calle antes de la representación, quizá pienses en todo el duro trabajo que se realiza entre bastidores, todo trabajando en conjunto, para proporcionarte una experiencia inolvidable.

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