Un système de réservation flexible, c’est tout un programme !

Lorsque le quatrième acte de La Bohème s'éteint et que le public se lève pour ovationner l'opéra classique de Puccini, ce n'est pas seulement un chef-d'œuvre musical qu'il applaudit. C'est aussi un chef-d'œuvre de planification, de logistique et de collaboration. Une machine bien rodée est nécessaire. Au GöteborgsOperan, le magnifique opéra de la côte ouest de la Suède, le système de réservation de Sirvoy est l'un des nombreux engrenages de cette machine bien huilée. Vous êtes surpris ? Vous ne devriez pas l'être. Les opéras ne sont que l'une des innombrables entreprises pour lesquelles un système de réservation bien pensé peut s'avérer être une solution parfaite. Rejoignez-nous pour rencontrer Kristoffer Pålman. Après 22 ans de travail en coulisses, il connaît les rouages du fonctionnement de l'opéra. Nous lui avons demandé comment Sirvoy a joué un rôle clé dans son travail.

Tout d'abord, dites-nous ce que c'est que de travailler dans un opéra ?

C'est certainement un lieu de travail intéressant, avec une très grande variété de tâches qui requièrent une pensée créative 24 heures sur 24. Vous rencontrez beaucoup de personnes intéressantes qui n'ont pas peur de dire ce qu'elles pensent. Et surtout, on s'amuse beaucoup. C'est pourquoi je suis toujours là après plus de vingt ans. L'année dernière, cependant, a été très différente en raison de la pandémie. Nous espérons et prévoyons que l'automne 2021 marquera un tournant.

Il se passe tant de choses dans un opéra. Quelle est la place de Sirvoy dans ce tableau ?

Nous avons accès à une quarantaine d'appartements dans la ville qui sont nécessaires pour accueillir nos équipes de visiteurs, metteurs en scène, chorégraphes, scénographes, danseurs, chanteurs, etc. Beaucoup arrivent bien à l'avance et voyagent avant la première, d'autres arrivent plus tard. D'autres arrivent plus tard. Certains viennent avec toute leur famille. Il peut être très difficile de répondre aux besoins et aux souhaits de chacun, mais nous voulons que tout le monde se sente le bienvenu. Sirvoy est l'outil qui me permet d'y parvenir.

Comment tout cela a-t-il commencé ?

Il y a dix ans, je suis devenue responsable des appartements. À l'époque, les réservations étaient gérées avec un stylo, du papier et une gomme. J'ai tout de suite su que cela ne me conviendrait pas. J'ai commencé à chercher des systèmes de réservation en ligne et j'ai trouvé Sirvoy. Il semblait correspondre à nos besoins et je me suis inscrite pour un essai gratuit.

A-t-il été facile de démarrer ?

Oui, tout à fait. Sirvoy est explicite et la fonction de chat est vraiment bien, vous obtenez de l'aide immédiatement. Mais bien sûr, notre activité est un peu particulière. J'utilise le système d'une manière inhabituelle et je comprends que tout ne peut pas être résolu immédiatement.

"Sirvoy est un outil qui peut être utilisé pour un certain nombre d'entreprises différentes.

Quelles sont les parties du système qui vous plaisent le plus ?

J'utilise beaucoup l'affichage du calendrier. Elle me donne une bonne vue d'ensemble de ce qui se passe. Je dois souvent modifier et déplacer des réservations. Comme je saisis toujours le nom du projet dans la réservation, la fonction de recherche est excellente. Lorsque, par exemple, je recherche un projet ou une date spécifique, j'obtiens immédiatement toutes les informations nécessaires. Je peux ensuite l'envoyer sous forme de rapport au chef de projet, ou je peux vouloir revérifier certaines dates. C'est très rapide et facile, ce que je trouve vraiment génial !
J'apprécie également les fonctions permettant d'ajouter d'autres utilisateurs Sirvoy et la possibilité de définir des restrictions. La réception de l'opéra a accès au système pour gérer les clés, mais je peux leur donner un accès limité pour que je n'aie pas à craindre qu'ils suppriment accidentellement quelque chose dans le système. De même, le service de nettoyage dispose d'un identifiant qui lui permet de savoir quand les appartements doivent être nettoyés et de ne voir que ce dont il a besoin, afin d'éviter toute confusion. J'aime beaucoup le système et je vois que tout est bien pensé pour être flexible. Sirvoy est sans aucun doute un outil qui peut être utilisé pour un certain nombre d'entreprises différentes.

Kristoffer retourne au travail et je quitte l'opéra. Le soleil et un vent chaud m'accueillent, le printemps est dans l'air. Peut-être aurez-vous un jour l'occasion de visiter Göteborg et son magnifique opéra situé au bord de l'eau, là où le fleuve rencontre la mer. Lorsque vous serez assis et que le murmure se taira avant la représentation, peut-être penserez-vous à tout le travail qui se fait en coulisses, à tout ce qui est mis en œuvre pour vous offrir une expérience inoubliable.

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