Comment cette maison de coliving a simplifié la gestion de ses clients grâce à Sirvoy
« Nos clients ne réservent pas juste un lit. Ils rejoignent une communauté soigneusement sélectionnée, composée de personnes partageant les mêmes valeurs. Sirvoy nous permet de soutenir cette vision. D’autres systèmes étaient trop complexes et leurs prix aussi. Sirvoy correspondait parfaitement à ce que nous cherchions. » — Steffi, Green Room JBay
À Jeffreys Bay, ville côtière emblématique d’Afrique du Sud, la vie suit un rythme apaisé. Les vagues déferlent comme une horloge, les vélos attendent à la porte, les journées commencent par une session de surf et se terminent autour de dîners inspirés du potager de la maison.
C’est ici qu’est née JBay Coliving, une villa élégante pensée pour les nomades digitaux souhaitant conjuguer productivité, air marin, vie pieds nus et cadre de vie communautaire.
Ni auberge, ni maison d’hôtes traditionnelle, JBay est une maison de vie partagée. Les clients y séjournent souvent plusieurs semaines. Certains travaillent depuis leur chambre, d’autres s’installent dans l’espace de coworking ou enfourchent un vélo jusqu’à un espace partenaire à proximité. Tout, du design des espaces jusqu’à l’expérience de réservation, a été pensé avec soin. Depuis l’ouverture, des voyageurs de plus d’une douzaine de pays ont été accueillis. Nombreux sont ceux qui reviennent, attirés par le surf, l’équilibre vie pro/vie perso, et l’esprit de famille qui y règne.
Un lieu aussi unique méritait un outil à la hauteur de ses valeurs et de son rythme.
Pas aussi calme qu’il n’y paraissait
Avant Sirvoy, la gestion des réservations était un vrai casse-tête. Les informations clients étaient éparpillées entre des tableurs, des messages et différents calendriers.
« C’était un vrai désordre. Je vérifiais les dates en boucle et faisais des erreurs. J’ai manqué plus de d’arrivées que je ne veux l’admettre. »
L’équipe souhaitait passer moins de temps à corriger des problèmes administratifs, et plus de temps à nourrir l’esprit communautaire qui rend ce lieu si spécial.
Trouver la solution adaptée
Un autre espace de coliving au Cap leur a recommandé Sirvoy. Le système s’est immédiatement démarqué : il ne cherche pas à en faire trop.
« On a testé d’autres solutions, mais elles étaient soit trop limitées, soit bien trop complexes. Sirvoy avait les fonctionnalités dont on avait réellement besoin, sans éléments superflus. »
Tout est alors devenu plus fluide. Un calendrier unique permet à l’équipe de visualiser en un coup d’œil les arrivées. Le moteur de réservation affiche les disponibilités en temps réel sur le site, ce qui permet aux futurs clients de réserver facilement, sans avoir besoin d’envoyer un message. Toutes les informations utiles sont réunies, accessibles, et claires pour toute l’équipe.
Réserver un lit. Intégrer une communauté.
Contrairement aux établissements classiques, Green Room JBay ne propose pas de réservations instantanées. Chaque séjour commence par une demande, et un brin d’intention.
« On a une page sur notre site intitulée “Ce que nous sommes – et ce que nous ne sommes pas”. Lors de la réservation, les clients doivent cocher une case confirmant qu’ils l’ont lue. Cela nous aide à accueillir les bonnes personnes, celles qui correspondent vraiment à notre esprit communautaire. »
Grâce aux questions personnalisées et aux options de validation manuelle de Sirvoy, ce processus est devenu fluide. Une petite fonctionnalité qui a eu un impact majeur : elle permet de s’assurer que chaque séjour reste aligné avec le mode de vie que l’on veut promouvoir.
Des outils qui simplifient vraiment la vie
L’un des outils préférés de Steffi ? La gestion des tarifs saisonniers.
« Avant, je devais tout calculer dans un tableur, nuit par nuit, puis ajuster les prix à la main. C’était un cauchemar. Aujourd’hui, tout est planifié à l’avance et je n’ai plus besoin d’y penser. »
La gestion des clients réguliers est elle aussi devenue plus simple. Grâce aux les outils de relation client, les informations se remplissent automatiquement. Lorsqu’un ancien résident souhaite revenir, il ne faut que quelques clics pour tout valider.
Steffi souligne aussi la prise en main rapide. L’interface est intuitive, et l’organisation du tableau de bord est logique.
« Il n’y a rien de plus frustrant qu’un système où rien n’est à sa place. Avec Sirvoy, tout est là où on l’attend. »
Un outil discret mais puissant
JBay Coliving ne cherche pas à remplir tous ses lits à tout prix. L’objectif est d’accueillir les bonnes personnes, pour les bonnes raisons. Sirvoy soutient cette vision en offrant un système fiable, clair et facile à gérer.
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