Hoe deze coliving woning gastbeheer simpel maakte met Sirvoy
“Onze gasten boeken niet zomaar een bed. Ze worden onderdeel van een zorgvuldig samengestelde community van gelijkgestemde mensen. Sirvoy ondersteunt dat. Andere systemen hadden te veel functies en daar was de prijs ook naar. Sirvoy paste precies bij onze behoeften.” – Steffi, Green Room JBay
In het surfdorp Jeffreys Bay, Zuid-Afrika, gaat het leven in een rustiger tempo. De golven komen met regelmaat binnenrollen, de fietsen staan altijd klaar bij de deur, en de ochtenden beginnen met een surf en eindigen met gezamenlijke diners, geïnspireerd door de moestuin achter het huis.
Dit is JBay Coliving, een prachtige villa en coworking community voor remote workers die productiviteit willen combineren met de zeelucht, blotevoetenwandelingen en een diepere vorm van verbinding.
Het is geen guesthouse. Geen hostel. Maar een thuis voor mensen die bewust kiezen om wat langer te blijven. Sommigen werken vanuit hun kamer, anderen zoeken hun plek in de coworkingruimte van het huis of springen op de fiets naar een grotere werkplek in de buurt. Alles, van de inrichting tot het boekingsproces, is met intentie ingericht.
Sinds de opening mochten ze gasten uit meer dan een dozijn landen verwelkomen. Veel van hen keren terug, voor de surf, de balans tussen werk en leven en het gevoel van familie en verbondenheid.
Bijzonder toch? Precies daarom hadden ze een systeem nodig dat past bij hun ritme en hun waarden.
Het was minder rustig dan het leek
Voor Sirvoy was het een hele klus om georganiseerd te blijven. Gasteninformatie stond verspreid over spreadsheets, berichten en kalenders.
“Het was chaos. Ik was constant data aan het dubbelchecken en maakte steeds fouten. Ik heb echt te vaak checkins verknoeid.”
Het team wilde minder tijd kwijt zijn aan administratieve fouten herstellen en meer tijd investeren in het bouwen van de community die JBay Coliving zo speciaal maakt.
Op zoek naar de juiste match
Toen een andere coliving locatie in Kaapstad Sirvoy aanbeval, viel het meteen op om één simpele reden: het probeerde niet te veel te doen.
“We bekeken andere systemen, maar die waren of veel te basic of veel te ingewikkeld. Sirvoy had precies de functies die we nodig hadden, zonder al die extra’s die alleen maar in de weg zitten.”
Alles werd overzichtelijker. Eén centrale kalender gaf het team direct zicht op aankomsten. De boekingsmodule zorgde voor live beschikbaarheid op de website, waardoor gasten zelf gemakkelijk konden boeken zonder eerst een bericht te sturen. Iedereen had de juiste informatie op één plek, zonder verwarring.
Een bed boeken. Een community betreden.
Green Room JBay werkt bewust niet met directe boekingen. Elke reservering begint met een aanmelding en een beetje intentie.
“Op onze website hebben we een sectie met ‘wat we wel en niet zijn’. Tijdens het boekingsproces moeten gasten aanvinken dat ze dit gelezen hebben. Zo zorgen we ervoor dat de mensen die bij ons binnenstappen echt passen bij onze community.”
Sirvoy maakte dit mogelijk met aangepaste boekingsvragen en goedkeuringsinstellingen. Een kleine functie misschien, maar met een groot positief effect. Het hielp de gastbeleving in lijn te houden met de leefstijl die ze willen bevorderen.
Tools die echt het leven makkelijker maken
Een van Steffi’s favoriete functies is seizoensprijzen.
“Voorheen had ik een spreadsheet waarin ik handmatig de nachten telde en de prijzen aanpaste. Dat was echt een rommeltje. Nu stel ik alles van tevoren in en hoef ik er niet meer naar om te kijken.”
Sirvoy maakt het ook makkelijk om terugkerende gasten te beheren. Dankzij de gastrelatietools worden gegevens automatisch ingevuld. Als iemand opnieuw wil boeken, is het met een paar klikken geregeld.
Ook de training verliep vlot. De interface voelde intuïtief en logisch aan vanaf het begin.
“Er is niets vervelender dan een systeem gebruiken waarbij dingen niet staan waar je ze verwacht. Sirvoy voelde gewoon logisch aan.”
Stilletjes krachtig
JBay Coliving is niet uit op het vullen van elk bed tegen elke prijs. Ze geven de voorkeur aan de juiste mensen met de juiste intenties. Sirvoy ondersteunt dat door dingen simpel, betrouwbaar en makkelijk beheersbaar te houden.,
Beheer jij een locatie die meer draait om mensen dan om platforms? Boek je gratis demo en ontdek hoe Sirvoy achter de schermen alles eenvoudig houdt.
