Et fleksibelt bookingsystem setter ingen grenser

Når fjerde akt av La Bohème ebber ut og publikum reiser seg for å gi sine ovasjoner til Puccinis klassiske opera, er det ikke bare et musikalsk mesterverk de applauderer. Det er også et mesterverk i planlegging, logistikk og samarbeid. Det kreves et velfungerende maskineri. På GöteborgsOperan, det vakre operahuset på den svenske vestkysten, er Sirvoys bookingsystem ett av mange tannhjul i et slikt velsmurt maskineri. Overrasket? Det burde du ikke være. Operahus er bare én av utallige virksomheter der et gjennomtenkt bookingsystem kan vise seg å være en perfekt løsning. Bli med oss når vi møter Kristoffer Pålman. Etter 22 år bak kulissene vet han hvordan det fungerer. Vi spurte ham hvordan Sirvoy har spilt en nøkkelrolle i arbeidet hans.

Først av alt, fortell oss hvordan det er å jobbe i et operahus?

Det er absolutt en interessant arbeidsplass med et stort utvalg av oppgaver som krever kreativ tenkning døgnet rundt. Du møter mange interessante mennesker som ikke er redde for å si hva de mener. Og mest av alt har vi det veldig gøy. Det er derfor jeg fortsatt er her etter mer enn tjue år. Det siste året har imidlertid vært veldig annerledes på grunn av pandemien. Vi håper og planlegger at høsten 2021 skal bli et vendepunkt.

Det er så mye som skjer i et operahus. Hvordan passer Sirvoy inn i bildet?

Vi har tilgang til ca. 40 leiligheter rundt om i byen som trengs for å huse våre gjestende team, regissører, koreografer, scenografer, dansere, sangere osv. Mange ankommer i god tid og reiser videre før premieren, andre ankommer senere. Noen tar med seg hele familien. Det kan være veldig vanskelig å imøtekomme alles behov og ønsker, men vi vil at alle skal føle seg velkomne. Sirvoy er mitt verktøy for å få dette til å fungere.

Hvordan begynte det hele?

For ti år siden ble jeg ansvarlig for leilighetene. På den tiden ble bookinger håndtert med penn, papir og viskelær. Jeg visste med en gang at det ikke ville fungere for meg. Jeg begynte å lete etter nettbaserte bookingsystemer og fant Sirvoy. Det så ut til å passe til våre behov, så jeg registrerte meg for en gratis prøveperiode.

Var det lett å komme i gang?

Ja, absolutt. Sirvoy er selvforklarende, og chat-funksjonen er veldig bra, du får hjelp umiddelbart. Men vår virksomhet er selvfølgelig litt spesiell. Jeg bruker systemet på en uvanlig måte og forstår at ikke alt kan løses med en gang.

"Sirvoy er et verktøy som kan brukes i en rekke ulike virksomheter."

Hvilke deler av systemet liker du best?

Jeg bruker kalendervisningen mye. Den gir meg en god oversikt over hva som skjer. Jeg har ofte behov for å endre og flytte bookinger. Siden jeg alltid skriver inn prosjektnavnet i bookingen, er søkefunksjonen ypperlig. Når jeg for eksempel søker etter et bestemt prosjekt eller en bestemt dato, får jeg umiddelbart opp all informasjonen jeg trenger. Deretter kan jeg sende den som en rapport til prosjektlederen, eller kanskje jeg vil dobbeltsjekke noen datoer. Det hele er veldig raskt og enkelt, og det synes jeg er ganske fantastisk!
Jeg liker også funksjonene for å legge til flere Sirvoy-brukere og muligheten til å sette begrensninger. Resepsjonen i operaen har tilgang til systemet for å håndtere nøkler, men da kan jeg gi dem begrenset tilgang slik at jeg ikke trenger å være redd for at de skal slette noe i systemet ved et uhell. Dessuten har renholdsavdelingen en innlogging slik at de kan se når leilighetene skal rengjøres, og de ser bare det de trenger, slik at det ikke oppstår forvirring. Jeg liker virkelig systemet og ser at alt er gjennomtenkt for å være fleksibelt. Sirvoy er definitivt et verktøy som kan brukes til en rekke forskjellige virksomheter.

Kristoffer går tilbake til jobben, og jeg forlater operahuset. Solen og en varm vind ønsker meg velkommen, det er vår i luften. Kanskje du en dag får anledning til å besøke Göteborg og det vakre operahuset som ligger rett ved vannet, der elven møter havet. Når du setter deg ned og sorlet stilner før forestillingen, kan du kanskje tenke litt på alt det harde arbeidet som foregår bak kulissene, alt som jobber sammen for å gi deg en uforglemmelig opplevelse.

Innlegget The Sky's the Limit for et fleksibelt bookingsystem dukket først opp på Sirvoy Booking System.