De sky is the limit voor een flexibel reserveringssysteem

Wanneer de vierde akte van La Bohème wegebt en het publiek opstaat om een ovatie te geven voor Puccini's klassieke opera, is het niet alleen een muzikaal meesterwerk waarvoor wordt geapplaudisseerd. Het is ook een meesterwerk in planning, logistiek en samenwerking. Er is een goed functionerende machine voor nodig. Bij GöteborgsOperan, het prachtige operahuis aan de westkust van Zweden, is het boekingssysteem van Sirvoy een van de vele tandwielen in zo'n goed geoliede machine. Verrast? Dat zou je niet moeten zijn. Operahuizen zijn slechts een van de talloze bedrijven waar een goed doordacht boekingssysteem een perfecte oplossing kan blijken te zijn. Ga met ons mee en maak kennis met Kristoffer Pålman. Na 22 jaar achter de schermen te hebben gewerkt, weet hij hoe het werkt. We vroegen hem hoe Sirvoy een sleutelrol heeft gespeeld in zijn werk.

Vertel ons eerst eens hoe het is om in een operahuis te werken?

Het is zeker een interessante werkplek met een zeer grote verscheidenheid aan taken die de klok rond creatief denken vereisen. Je ontmoet veel interessante mensen die niet bang zijn om hun mening te geven. En bovenal hebben we veel plezier. Daarom ben ik hier na meer dan twintig jaar nog steeds. Het afgelopen jaar is echter heel anders geweest vanwege de pandemie. We hopen en zijn van plan dat de herfst van 2021 een keerpunt zal zijn.

Er gebeurt zoveel in een operagebouw. Hoe past Sirvoy in het plaatje?

We hebben toegang tot ongeveer 40 appartementen in de stad die nodig zijn om onze bezoekende teams, regisseurs, choreografen, decorontwerpers, dansers, zangers, enz. te huisvesten. Velen arriveren ruim van tevoren en reizen door voor de première, anderen komen later. Sommigen brengen hun hele familie mee. Het kan erg lastig zijn om aan ieders wensen en behoeften te voldoen, maar we willen dat iedereen zich welkom voelt. Sirvoy is mijn hulpmiddel om dit voor elkaar te krijgen.

Hoe is het allemaal begonnen?

Tien jaar geleden werd ik verantwoordelijk voor de appartementen. In die tijd werden boekingen afgehandeld met pen, papier en gum. Ik wist meteen dat dit niet voor mij zou werken. Ik begon te zoeken naar webgebaseerde boekingssystemen en vond Sirvoy. Het leek aan onze behoeften te voldoen, dus ik meldde me aan voor een gratis proefperiode.

Was het makkelijk om te beginnen?

Ja, absoluut. Sirvoy spreekt voor zich en de chatfunctie is echt goed, je wordt meteen geholpen. Maar onze business is natuurlijk een beetje speciaal. Ik gebruik het systeem op een ongebruikelijke manier en begrijp dat niet alles meteen kan worden opgelost.

"Sirvoy is een tool die voor een aantal verschillende bedrijven kan worden gebruikt."

Welke onderdelen van het systeem bevallen je het meest?

Ik gebruik Calendar View vaak. Het geeft me een goed overzicht van wat er gebeurt. Ik moet vaak boekingen wijzigen en verplaatsen. Omdat ik altijd de projectnaam in de boeking invul, is de zoekfunctie super. Als ik bijvoorbeeld naar een specifiek project of een specifieke datum zoek, krijg ik meteen alle benodigde informatie. Die kan ik dan als rapport naar de projectmanager sturen, of ik wil misschien nog even wat data dubbelchecken. Het gaat allemaal heel snel en gemakkelijk en dat vind ik geweldig!
Ik hou ook van de functies om meer Sirvoy-gebruikers toe te voegen en de mogelijkheid om beperkingen in te stellen. De receptie van de opera heeft toegang tot het systeem voor het afhandelen van sleutels, maar ik kan ze beperkte toegang geven zodat ik niet bang hoef te zijn dat ze per ongeluk iets uit het systeem verwijderen. De schoonmaakdienst heeft ook een login zodat ze kunnen zien wanneer de appartementen schoongemaakt moeten worden en ze zien alleen wat ze moeten zien, zodat er geen verwarring ontstaat. Ik vind het systeem echt goed en ik kan zien dat alles goed doordacht is om flexibel te zijn. Sirvoy is zeker een tool die gebruikt kan worden voor een aantal verschillende bedrijven.

Kristoffer gaat terug naar zijn werk en ik verlaat het operagebouw. De zon en een warme wind verwelkomen me, de lente hangt in de lucht. Misschien heb je ooit de gelegenheid om Göteborg en zijn prachtige operagebouw te bezoeken, dat direct aan het water ligt, waar de rivier de zee ontmoet. Als je gaat zitten en het geroezemoes voor de voorstelling verstomt, denk dan eens aan al het harde werk dat achter de schermen plaatsvindt, aan alles wat samenwerkt om jou een onvergetelijke ervaring te bezorgen.

Het bericht The Sky's the Limit voor een flexibel reserveringssysteem verscheen eerst op Sirvoy Booking System.