Himlen er grænsen for et fleksibelt bookingsystem

Når fjerde akt af La Bohème klinger ud, og publikum rejser sig for at give deres bifald til Puccinis klassiske opera, er det ikke kun et musikalsk mesterværk, de klapper ad. Det er også et mesterværk i planlægning, logistik og samarbejde. Det kræver en velfungerende maskine. På GöteborgsOperan, det smukke operahus på den svenske vestkyst, er Sirvoys bookingsystem et af mange tandhjul i sådan en velsmurt maskine. Er du overrasket? Det burde du ikke være. Operahuse er blot en af de utallige virksomheder, hvor et gennemtænkt bookingsystem kan vise sig at være en perfekt løsning. Vær med, når vi møder Kristoffer Pålman. Efter 22 års arbejde bag kulisserne ved han, hvordan det hele fungerer. Vi spurgte ham, hvordan Sirvoy har spillet en vigtig rolle i hans arbejde.

Først og fremmest, fortæl os, hvordan det er at arbejde i et operahus?

Det er bestemt en interessant arbejdsplads med et meget stort udvalg af opgaver, der kræver kreativ tænkning døgnet rundt. Man møder en masse interessante mennesker, som ikke er bange for at sige deres mening. Mest af alt har vi det rigtig sjovt. Det er derfor, jeg stadig er her efter mere end tyve år. Det seneste år har dog været meget anderledes på grund af pandemien. Vi håber og planlægger, at efteråret 2021 bliver et vendepunkt.

Der sker så meget i et operahus. Hvordan passer Sirvoy ind i billedet?

Vi har adgang til ca. 40 lejligheder rundt om i byen, som er nødvendige for at huse vores gæstehold, instruktører, koreografer, scenografer, dansere, sangere osv. Mange ankommer i god tid og rejser videre før premieren, andre ankommer senere. Nogle tager hele deres familie med. Det kan være meget vanskeligt at opfylde alles behov og ønsker, men vi ønsker, at alle skal føle sig velkomne. Sirvoy er mit værktøj til at få det til at fungere.

Hvordan begyndte det hele?

For ti år siden blev jeg ansvarlig for lejlighederne. På det tidspunkt blev bookinger håndteret med pen, papir og viskelæder. Jeg vidste med det samme, at det ikke ville fungere for mig. Jeg begyndte at søge efter webbaserede bookingsystemer og fandt Sirvoy. Det så ud til at passe til vores behov, så jeg tilmeldte mig en gratis prøveperiode.

Var det nemt at komme i gang?

Ja, helt sikkert. Sirvoy er selvforklarende, og chatfunktionen er rigtig god, man får hjælp med det samme. Men vores forretning er selvfølgelig lidt speciel. Jeg bruger systemet på en usædvanlig måde og forstår, at ikke alt kan løses med det samme.

"Sirvoy er et værktøj, der kan bruges til en række forskellige virksomheder."

Hvilke dele af systemet kan du bedst lide?

Jeg bruger kalendervisningen meget. Den giver mig et godt overblik over, hvad der sker. Jeg har ofte brug for at ændre og flytte bookinger. Da jeg altid indtaster projektnavnet i bookingen, er søgefunktionen fantastisk. Når jeg f.eks. søger efter et bestemt projekt eller en bestemt dato, får jeg straks alle de oplysninger, jeg har brug for. Jeg kan så sende det som en rapport til projektlederen, eller jeg kan få lyst til at dobbelttjekke nogle datoer. Det er alt sammen meget hurtigt og nemt, hvilket jeg synes er ret fantastisk!
Jeg kan også godt lide funktionerne til at tilføje flere Sirvoy-brugere og muligheden for at sætte begrænsninger. Receptionen i operaen har adgang til systemet for at kunne håndtere nøgler, men så kan jeg give dem begrænset adgang, så jeg ikke behøver at være bange for, at de kommer til at slette noget i systemet ved et uheld. Rengøringsafdelingen har også et login, så de kan se, hvornår lejlighederne skal rengøres, og de ser kun det, de skal, så der ikke opstår forvirring. Jeg kan virkelig godt lide systemet og kan se, at alt er gennemtænkt for at være fleksibelt. Sirvoy er helt sikkert et værktøj, der kan bruges til en række forskellige virksomheder.

Kristoffer tager tilbage på arbejde, og jeg forlader operahuset. Solen og en varm vind byder mig velkommen, der er forår i luften. Måske får du en dag mulighed for at besøge Göteborg og det smukke operahus, der ligger lige ved vandet, hvor floden møder havet. Når du sætter dig ned, og mumlen forstummer før forestillingen, kan du måske tænke på alt det hårde arbejde, der foregår bag kulisserne, hvor alt arbejder sammen for at give dig en uforglemmelig oplevelse.

Indlægget The Sky's the Limit for a Flexible Booking System blev vist første gang den Sirvoy Booking System.